プロセス管理の定義: プロセス管理とは何か、なぜすぐに必要なのか

ビジネスは、適切なプロセス管理があって初めて、その可能性を最大限に発揮できます。しかし、プロセス管理の実際の定義は何でしょうか?

2020年のパンデミック中に多くの企業がリモートワークに移行したため、多くのプロセス管理もデジタル化されました。従業員は最終的にオフィスに戻りましたが、プロセス管理はクラウドに新しい居場所を見つけました。

この突然の変化とプロセス管理の完成度への関心を考えると、プロセス管理とは実際何なのかを深く掘り下げてみる価値はあります。そして、正直に言って、その変化から恩恵を受けた企業として、私たちはこの件について言いたいことがたくさんあります。

この記事では、プロセス管理を定義し、その利点と課題について説明し、それをビジネスに導入する方法についてのアドバイスを提供します。

最後に、開始に役立つ無料のテンプレートも提供します。

プロセス管理の定義

さて、プロセス管理とは正確には何でしょうか?

プロセス管理 (ビジネス プロセス管理 (BPM)) は、組織がさまざまなビジネス プロセスを分析、最適化、監視、制御するために使用する手法です。

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BPM を使用すると、企業は次のことが可能になります。

• 繰り返しのプロセスを自動化して、常にスムーズに実行できるようにする
• 過去のプロセスを分析して、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを確認する
• さまざまなプロセスにわたるメトリクスを追跡する
• リスク分析を実行して将来のリスクを軽減する
• 以前のデータを使用して効率を測定する

なぜプロセス管理を気にするのでしょうか?

BPM はビジネスをより深く理解するのに役立つため、すべての組織に必要なものです。

BPM を使用すると、すべてのビジネス プロセスを分析して非効率を見つけ、それらを修正して最適化するソリューションを考え出すことができます。これにより、日常業務がよりスムーズに実行され、リソースの管理が向上します。

しかし、それらはほんの小さなメリットにすぎません。

これを行うことで得られるその他のメリットも計り知れません。これにより、組織の時間と費用が節約されるだけでなく、企業が顧客や市場の要求にさらに迅速に対応できるようになります。

プロセス管理を明確に定義することの利点

BPM の定義を理解することは、BPM をプログラムやプロジェクト管理とより適切に区別できることを意味します。 3 種類のプロセスの違いを理解すると、それらをすべて効果的に使用できるようになります。

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BPM では、組織内で繰り返し行われるプロセスのためのものであることを覚えておくことが重要です。これらは通常、企業内で継続的なプロセスであり、従業員の新人研修などの特定の終わりはありません。それが最大の差別化要因です。

プロジェクト管理は、特定の製品またはサービスを提供することです。それには明確な始まりと終わりがあります。プロジェクトは通常、繰り返されることのない 1 回限りのものであり、チームが一度に取り組むことができるのは 1 つだけです。

プログラム管理は、他の 2 つの中間に位置します。異なるプロジェクト間の相互依存関係の管理を扱います。 BPM と同様に、プログラム管理は通常継続的に行われますが、BPM とは異なり、ビジネス全体に関連するプロセスを扱いません。

プロセス管理を使用する利点

プロセス管理はあらゆるビジネス運営にとって重要な側面であり、効率を向上させ、コストを削減し、全体的なパフォーマンスを向上させることを目的としています。プロセス管理を利用する主な利点は次のとおりです。

効率の向上

プロセス管理を導入すると、組織は業務を合理化し、冗長なタスクを排除し、生産性を向上させることができます。明確に定義されたプロセスにより、従業員はより効率的に作業できるようになり、時間とコストの節約につながります。

継続的改善

プロセス管理を使用することで、企業はプロセスを継続的に監視および評価し、改善の領域を特定できます。これにより、必要な調整を行い、ワークフローを最適化し、継続的にパフォーマンスを向上させることができます。

顧客サービスの強化

効率の向上とプロセスの合理化により、組織はより優れた顧客サービスを提供できます。注文処理、苦情解決、顧客研修などのプロセスを標準化して一貫して実行できるため、応答時間と顧客満足度が向上します。

コスト削減

プロセス管理はボトルネック、冗長性、非効率性を特定するのに役立ち、企業はリソースの割り当てを最適化し、コストを削減できます。不必要な手順を排除し、手動プロセスを自動化することで、組織は大幅なコスト削減を達成できます。

意思決定の改善

プロセス管理は、企業にリアルタイムのデータと業務に関する洞察を提供します。これにより、正確な情報に基づいて情報に基づいた意思決定を行うことができ、より良いビジネス成果と戦略目標の達成につながります。

プロセス管理の種類

プロセス管理はビジネス目標の達成に多くの効果をもたらしますが、どれが自分にとって最適かを知るには、さまざまな種類についてよく理解しておく必要があります。

ビジネスプロセス管理

このタイプのプロセス管理は、組織内のさまざまな部門や機能にわたるビジネス プロセスとワークフローを改善することに重点を置いています。プロセスを最適化し、効率を高め、戦略的目標に合わせることを目的としています。ビジネス プロセス管理ソフトウェアは、プロセス管理システムのセットアップに役立つ優れた方法です。

プロジェクト管理

プロジェクト管理には、定義された期間内に特定の目標を達成するために、特定のプロジェクトを計画、実行、監視することが含まれます。これにより、プロジェクトが予定通りに予算内で納品され、望ましい品質基準を満たしていることが保証されます。

ワークフロー管理

ワークフロー管理は、定義されたプロセス内のタスク、アクティビティ、承認の調整と最適化に重点を置いています。これにより、作業が効率的にルーティングされ、期限が守られ、必要なすべての手順が完了することが保証されます。

プログラム管理

プログラム管理には、組織の目標を達成するための調整された取り組みとして、複数の関連プロジェクトを管理することが含まれます。これには、複数のプロジェクトの計画、実行、監視を監督し、戦略目標との整合性を確保することが含まれます。

ロボットプロセスオートメーション (RPA)

RPA では、ソフトウェア ロボットまたはボットを使用して、反復的なルールベースのタスクを自動化します。手動介入を減らし、エラーを最小限に抑えることで、効率、精度、速度を向上させることを目的としています。

プロセス管理の定義についてチームを教育する方法

チームメンバーは、多くのマネージャーが彼らを称賛する傾向があるよりも変化に敏感です。しかし、BPM に対して「一度決めたら忘れてしまう」という態度をとられることがあまりにも多いのです。変化はほとんどありません。

プロセス管理の定義についてチームを教育する場合、その定義をどのように表現するかよりも、アプローチの方が重要です。次のように自問してください。

• 私のチームにプロセス管理の定義を知ってもらいたいのはなぜですか?
• 定義を知ることでチームはどのようなメリットを得られるでしょうか?
• BPM について話し合った後、チームに何を期待しますか?
• チームのアイデアが欲しいのでしょうか、それとも一般的な BPM とは何かを知ってもらいたいだけでしょうか?

BPM が何なのかをチームに知ってもらいたいだけの場合、そのアプローチはおそらく適切ではありません。

チームメンバーは確立されたプロセスに毎日取り組んでおり、おそらく何が改善できるかをすでに知っているでしょう。チームにプロセス管理を導入するときは、チームとのコミュニケーションの糸口を開く手段となるべきです。

彼らは、この時点からプロセスを改善するためのアイデアを喜んであなたに伝えてくれるはずです。彼らのアイデアには常に耳を傾けるべきです。

ビジネスプロセス管理モデルの定義

ビジネス プロセス管理のモデル化は、組織のプロセスを分析、改善し、自動化できるように表現する行為です。

BPM モデルの全体的な考え方は、エンジニアであろうと関係者であろうと、誰が見ても意味がわかる方法でプロセスを物理的に表現することです。マインドマップのようなものだと考えてください。

プロセス管理モデルの例

ビジネス プロセスのモデル化をどのように行うかはあなた次第ですが、開始に役立つ確立されたモデルがいくつかあります。

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フローチャート

おそらく最もよく知られているモデルであるフローチャートは、シンプルで簡単に作成できます。矢印で接続されたさまざまな図形を使用するだけで、プロセスの特定の部分が別の部分にどのように流れ込むかを簡単に示すことができます。

これらは通常、単純なプロセスまたはより複雑なプロセスを簡略化する場合に最適です。

ビジネス プロセス モデリングの表記法

ビジネス プロセス モデリング概念 (BPMN) は、グラフィカルな表記を使用してビジネス プロセスを計画します。 Object Management Group (OMG) によって作成された BPMN の目標は、最も複雑なビジネス プロセスであっても、ソフトウェア開発者からビジネス アナリストに至るまで、チームの全員が理解できるようにすることです。

実際に BPMN を作成する方法を無料で学ぶことができます。 OMGのウェブサイト これがあなたが使いたいモデルである場合。

ガントチャート

ガント チャートはアメリカの機械技術者ヘンリー ガントによって作成され、100 年以上存在しています。これらのチャートは、バーを使用して特定のタスクやプロジェクトの期限を追跡するため、時間に敏感なプロセスに最適です。

ガント チャートは順番に表示され、非常に理解しやすいです。これらが今日でも一般的に使用されているのには十分な理由があります。

データフロー図

データ フロー ダイアグラム (DFD) を使用すると、データ ストリームを視覚化できます。 DFD はフローチャートのように機能しますが、通常は、さまざまな形状や色を明確に整理しておくために、はるかに大きなキーが付いています。

これらは、プロセス内およびプロセス間でデータがどのように流れるかを確認するのに役立ちます。表現されるデータの量によっては少し複雑になる可能性があるため、一般に、ステークホルダーではなく、チームにとってはこれらの方が適しています。

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プロセス管理システムの導入

プロセス管理システムの導入は、たとえ個々のプロセスであっても、複雑である必要はありません。次の手順に従ってください。

目標と目的を明確に定義する

これは、管理および改善が必要な重要なプロセスを特定するための基盤となります。プロセス管理システムと全体的なビジネス戦略の間の整合性を確保することで、組織は取り組みに優先順位を付け、プロセスの最適化に関してより適切な意思決定を行うことができます。

既存のプロセスを計画する

これには、各プロセスに関与するステップ、入力、出力、および関係者を文書化することが含まれます。プロセス マッピングの演習では、一連のアクティビティを視覚的に表現し、プロセス内の潜在的なボトルネック、非効率性、冗長性を特定するのに役立ちます。

改善の機会を特定する

これは、各プロセスの効率、有効性、パフォーマンスを評価することによって行われます。主要業績評価指標 (KPI) を定義して、プロセスの成功を測定し、改善目標に向けた進捗状況を追跡できます。

プロセスを最適化する

プロセスの改善は、次のようなさまざまなアプローチを通じて実現できます。

• 無駄な手順を省く
• 手動タスクの自動化
• 役割と責任の再定義
• 業界標準のベストプラクティスの実装

プロセスを継続的に監視および分析することで、組織は最適化の領域を特定し、効率を高めるための変更を実装できます。

新しいプロセス管理システムの導入における課題

新しいプロセス管理システムの導入には、相応の課題が伴う可能性があります。このプロセス中に組織が遭遇する可能性のある一般的な障害の一部を次に示します。

変化への抵抗

新しいプロセス管理システムを導入するには、多くの場合、考え方を変え、確立されたワークフローを変更する必要があります。変化に対する抵抗は、既存のプロセスに慣れており、新しい働き方を採用することに躊躇する従業員から生じる可能性があります。

賛同の欠如

プロセス管理システムの導入を成功させるには、主要な関係者からのサポートと賛同が必要です。意思決定者やリーダーがシステムの利点を十分に理解していないか、システムの価値を理解していない場合、必要なサポートやリソースを得ることが困難になる可能性があります。

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限られたリソース

新しいシステムを導入するには、テクノロジー、トレーニング、リソースへの投資が必要です。予算やリソースの制約が限られていると、必要なツールを調達したり、実装プロセスを推進するために適切な人材を割り当てたりするという点で課題が生じる可能性があります。

データ管理

プロセス管理システムの導入には、多くの場合、大量のデータの収集と分析が含まれます。このデータを効果的に管理および整理することは、特に組織に効率的なデータ管理プロセスが導入されていない場合には困難になる可能性があります。

既存システムとの統合

組織はすでにシステムやツールを導入している可能性があり、新しいプロセス管理システムをこれらの既存のシステムと統合するのは複雑な作業になる可能性があります。異なるシステム間でシームレスな統合とスムーズなデータ フローを確保するには、課題が生じる可能性があります。

プロセス管理テンプレート

人事チームにとって重要なプロセスに関するブログ投稿をご覧ください。最初に HR チームに BPM を導入する方がよい場合もあります。この投稿には、チームが試してみる無料のテンプレートが 60 個含まれています。

最初にどれを試すかを決めるのが難しい場合は、これをお勧めします。

プロセス管理システムを最適化する方法

プロセス管理システムの最適化とは、継続的な改善システムを確立することです。

継続的な改善とは、決して定着しないことを意味します。 「これはうまくいきます。そのままにしておきます」ではなく、「これはうまくいきます。でも、さらに良くする方法はありますか?」という態度です。

使用方法に関するアドバイスが満載のブログ投稿があります プロセスを最適化するための継続的な改善 もっと詳しく知りたい場合は。