SharePoint リストの概要
SharePoint リストはチームに最適です。情報を保存および追跡するための適切な方法を提供し、コラボレーションを容易にします。主なポイントは次の 4 つです。
- データはチーム サイトに保存されます。
- データの追跡と検索は簡単です。
- ユーザーは列をカスタマイズできます。
- Microsoft Flow はプロセスを自動化できます。
ユーザーはデータの表示方法を制御することもできます。これには、並べ替え、フィルタリング、グループ化が含まれます。これは、データをわかりやすい方法で表示するのに役立ちます。これは、大量の情報を扱う場合に不可欠です。
カスタマイズを実践して、SharePoint リストの機能を最大限に活用します。カスタム ビューを作成し、クイック編集モードを使用します。前者では、より大きなサイズ、列の並べ替え、小計などが可能になります。後者では、ユーザーは一度に 1 つずつではなく複数の行を編集できるため、長いリストの時間を節約できます。
SharePoint リストを適切に使用すると、チーム サイトで共同作業する際の生産性と全体的な成功が向上します。 SharePoint リストのコピーは上司のクローンを作成するようなものであることを忘れないでください。最初は便利に思えるかもしれませんが、作業が増える可能性があります。
SharePoint リストのコピー
SharePoint リストのコピー: プロフェッショナル ガイド
SharePoint リストは、情報を整理および管理する簡単な方法を提供します。 SharePoint リストをコピーして作業内容をバックアップしたり、他のユーザーとデータを共有したりする方法を学ぶことが重要です。
SharePoint リストをコピーするための 4 ステップのガイドは次のとおりです。
- SharePoint リストを開く: SharePoint サイトに移動し、コピーするリストを開きます。
- [リストの設定] をクリックします。リストの設定に移動し、[権限と管理] セクションで、 リストをテンプレートとして保存 。
- テンプレートの作成: 名前、ファイル名、説明を入力します。オプションを選択してください コンテンツを含める データがテンプレートと一緒にコピーされるようにします。クリック わかりました テンプレートを作成します。
- テンプレートを使用して別のリストを作成する: リストのコピーを作成するサイトに移動します。クリック アプリを追加する をクリックして、作成したばかりのテンプレートを選択します。新しいリストの名前を入力し、 をクリックします。 作成する 。
SharePoint リストをコピーするときは、SharePoint サイトのパフォーマンスに影響を与える可能性があるため、リストとリストに含まれるデータのサイズに注意する必要があることに注意することが重要です。
ワード回転テキスト
興味深い逸話として、私の同僚は、新しいチーム メンバーとデータを共有するために、SharePoint リストを別のサイトにコピーする必要がありました。彼女は上記の手順に従って、データをシームレスに共有することができました。新しいチーム メンバーは、データに簡単にアクセスできることと、新しいリストを最初から作成する際の時間と労力を節約できることを高く評価しました。
コピーを何日も保存できるのに、なぜ 1 つのリストにこだわる必要があるでしょうか。コピー＆ペースト ゲームを適切に実行する時が来ました。
リストをコピーする必要性を理解する
SharePoint リストのコピーは、最初は無意味に思えるかもしれませんが、多くの利点があります。
- 再利用性 – 関連プロジェクトでリストを再利用するのは簡単です。
- より良い組織 – リストのコピーを保存すると、データをより適切に整理できます。
- 効率 – コピーすることで時間と労力を節約できます。
- データバックアップ – 複製により、追加のバックアップ オプションが提供されます。
- 監査 – リストをコピーすると、変更を追跡し、権限を管理できます。
- テストシナリオ – リストを複製すると、データ損失の危険を冒さずに機能をテストできます。
さらに、既存のリストを変更したり、カスタム レイアウトを作成したりできます。これにより、ワークフローを中断することなく、プロジェクト データを最新の状態に保つことができます。
高度なテクノロジーを使用する現代の組織にとって、コピーは不可欠です。これにより、ドキュメント管理が改善され、チームがより良い結果を得ることに集中できるようになります。お見逃しなく – 今すぐ SharePoint リストのコピーを始めましょう! チェックリストを準備して、リストコピーマラソンに備えましょう 。
リストをコピーするための前提条件
SharePoint リストをコピーする前に、特定の前提条件を満たしている必要があります。これらはプロセスをスムーズに実行するのに役立ちます。絶対です：
- 正しい権限を持っていることを確認してください。
- すべての列とフィールドが有効でアクティブであることを確認してください。
- コピーしたリストを保存するのに十分なストレージ容量があることを確認してください。
- 他のリストまたはアプリケーションとの依存関係があるかどうかを確認します。
- 元のリストで未完了の項目やワークフローを避けてください。
- ソース サイトと宛先サイトの両方にアクセスできることを確認してください。
転送中に失われないように、重要なデータを元のリストから保存することが重要です。
以前は、SharePoint リストをコピーするのは複雑なコーディングが必要だったので困難でした。 しかし、現代のテクノロジーにより、それははるかに簡単になりました 。 SharePoint リストをコピーするのは、赤ちゃんからキャンディーを盗むのと同じくらい簡単です。
SharePoint リストをコピーする方法
SharePoint リストを複製するプロセスは、データをバックアップし、生産性を向上させるために不可欠です。 SharePoint リストを複製するための簡単なガイドは次のとおりです。
- まず、複製するリストに移動し、ページの右上隅にある設定の歯車アイコンをクリックします。
- ドロップダウン メニューから [リスト設定] オプションを選択します。
- 次に、「」をクリックします リストをテンプレートとして保存 「権限と管理」セクションの下の「」オプション。
- テンプレートに名前を付け、必要に応じて説明を入力します。
- というチェックボックスにチェックを入れます。 コンテンツを含める リスト内のデータをコピーします。
- 最後に、「OK」ボタンをクリックしてテンプレートを作成します。
これらの手順に従うことで、SharePoint リストを迅速かつ効率的に複製できます。
さらに、テンプレートを作成したら、それを使用して新しいリストをすぐに作成できることにも注目してください。この方法では、新しいリストに元のリストと同じ列、コンテンツ タイプ、カスタム ビューが含まれることも保証されます。
楽しい事実： ShareGate が 2020 年に実施した調査によると、SharePoint ユーザーの 62% 以上がサードパーティ アプリケーションとの統合を最優先事項として考えています。
SharePoint リストをテンプレートとして保存して、バックアップ計画を立ててください。怒った従業員がいつ誤って削除を押してしまうかは誰にもわかりません。
リストをテンプレートとして保存する
SharePoint リストをテンプレートとして保存すると、同様のリストをすばやく作成できます。こうすることで、リストを再利用し、元のリストを変更せずにコピーしたバージョンに変更を加えることができます。その方法は次のとおりです。
- SharePoint サイトに移動します。
- 保存するリストに移動します。
- クリック 「リスト設定」 下のリボンに 「ツールをリストします。」
- 選択する 「リストをテンプレートとして保存」 下 「権限と管理」
- 新しい名前を作成して、 'わかりました。'
SharePoint リストを保存するときは、機密情報に注意してください。間違いやデータ損失を避けるためにも、これは非常に重要です。
コンテンツを複製または移動したいと考えていた場合は、今がそのチャンスです。列とテンプレートを使用すると、リストを SharePoint に簡単に保存できます。試してみる！コピー アンド ペーストは非常に時代遅れです。現在では、真の SharePoint プロのように、リストをエクスポートおよびインポートしています。
リストのエクスポートとインポート
リストのエクスポートとインポート SharePoint 管理には必須です。リストをデータおよびメタデータとともにあるサイトから別のサイトにコピーします。リストには、ドキュメント、画像、ビデオ、オーディオ ファイル、日付や数値などの構造化データなど、さまざまな種類の情報を保存できます。
SharePoint Online PowerShell モジュール は、リストを CSV 形式でエクスポートする効果的な方法です。あるいは、使いやすい SharePoint Designer を使用して、XML または CAB 形式で同じことを実行します。
リストをインポートしていますか? スプレッドシートのインポート ウィザードが役に立ちます。 Excel スプレッドシートをアップロードして、新しいリストを作成したり、新しいデータ フィールドで既存のリストを自動的に更新したりできます。
インポートされたリストの構造をエクスポートされたリストと同様の構造に保つには、スプレッドシートのインポート ウィザードを使用する前に、目的の宛先サイト コレクションに空のリスト テンプレートを作成します。
SharePoint デザイナーへのアクセス
- 打ち上げ SharePointデザイナー そしてサイトを開きます。
- 次に、 「リストとライブラリ」 左側のセクション。
- コピーするリストを選択し、別の名前で新しいリストを作成します。
- 次に、「リストとライブラリ」から新しいリストをクリックし、「リスト設定」ページにアクセスします。
- 下 「権限と管理」 セクション、クリック 'テンプレートとして保存する' 。
- 名前と説明を付けて保存します。
SharePointデザイナー はワークフローを最適化するための強力なツールです。ただし、権限のある人のみが持つ資格情報が必要です。そこで、サードパーティのツールにアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか?それは怠惰な天才のやり方です！
サードパーティツールの使用
サードパーティ ツールは、SharePoint リストを複製したい場合に最適です。これらのツールを使用すると、作業がより簡単かつ正確になります。プロセスを高速化するための機能が豊富にあります。
Sharegate はそのようなサードパーティ ツールの 1 つです。 SharePoint リストの移行とコピーを簡単に行うことができます。リスト間の列やメタデータのマッピングなどのオプションもあります。さらに、このソフトウェアにはユーザーフレンドリーなインターフェイスが備わっています。
AvePoint の DocAve SharePoint Migrator も優れたツールです。これにより、ユーザーはコンテンツをコピーできるようになります。 ID の再マッピング、権限管理、スケジュール機能などの追加機能があります。
サードパーティ ツールを選択するときは、個人のニーズと好みを考慮してください。どれかに決める前にリサーチを行ってください。
調査によると、企業の 85% が社内コラボレーションに SharePoint を使用しています。したがって、リストをコピーするには適切なサードパーティ ツールが必要です。これにより、スムーズな業務運営が保証されます。
リストのコピーを成功させるためのヒント
SharePoint リストのコピーを確実に成功させるには、次のヒントを考慮してください。
- まず、次のことを確認してください。 ソース サイト コレクションと宛先サイト コレクションで同じ機能が有効になっている 。
- 次に、エクスポートとインポート、または Microsoft Power Automate の使用など、適切なリストのコピー方法を選択します。
- 3 番目に、サイト レベル、リスト レベル、および個々のユーザーの権限を含むすべての権限が付与されていることを確認します。
- 最後に、すべてのルックアップ列が有効な参照を指していることを確認します。
SharePoint UI では大きなリストをコピーできない場合があることに注意してください。このような場合、PowerShell スクリプトを使用してプロセスを高速化することを検討してください。
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事前に計画を立て、発生する可能性のある中断、エラー、例外に備えることを検討してください。
リストのコピーを確実に成功させるには、リスト全体のコピーに進む前に、より小さなリストまたはデータのサブセットをコピーしてプロセスをテストすることを検討してください。最後に、コピー操作を実行する前に、リストのバックアップがあることを確認してください。
SharePoint リストをコピーするための適切な方法を選択することは、干し草の山から針を見つけようとするようなものですが、見つけても満足感がありません。
適切な方法の選択
文章： コピーして貼り付け – 許可は必要ありません。ただし、リストをコピーする適切な方法を選択することによって、大きな違いが生じる可能性があります。
便利なオプションの 1 つは、リストのコピー専用に設計されたオンライン ツールを使用することです。これらのツールは時間を大幅に節約します。データを自動的にフォーマットし、手動コピーで発生する可能性のあるエラーを回避します。
あるいは、HTML タグを使用して書式設定をさらに制御することもできます。ただし、これには技術的な知識が必要であり、さらに時間がかかる場合があります。
どの方法を採用するかを決定する際には、リストの内容も考慮する必要があります。リストに機密情報が含まれている場合、データ プライバシーを保護するには、手動でコピーするか、安全なオンライン プラットフォームを使用することが最善の選択となる可能性があります。
ニールセン・ノーマン・グループ が実施した調査では、ユーザーは明確な見出しと簡潔な情報を含むリストを好むことがわかりました。したがって、コピーするときは、読みやすく、整理しやすい方法を選択してください。
権限関連の問題への対処
連絡先リストをコピーするときは、 許可が鍵です 。権限があること、およびリストが有効であることを確認してください。次のようなポリシーに準拠していることを確認します。 GDPR 、法的問題を回避するために、オプトインの同意と購読解除のオプションを探します。 リストを購入したり、サードパーティのツールを使用したりしないでください 適合性を確認せずに。これにより、罰金が科せられ、ビジネスの評判が損なわれる可能性があります。
プロのヒント: 質の高いコンテンツを提供すると、メーリング リストに価値が追加されます。これにより、ユーザーは購読を継続し、新しい購読者としてオプトインすることが奨励されます。
恥ずかしい思いをしないように、忘れずに重複をチェックしてください。
コピーしたリストのテスト
リストをコピーするにはテストが必須です 。コピーしたリストに誤りがなく、規格を満たしていることを確認してください。テストについては次のヒントを考慮してください。
- まず、フォーマットを確認します。タイトル、番号、箇条書きがソース文書と一致していることを確認してください。
- リスト上のすべての項目を調べて、元の項目と比較します。不一致がある場合は、それを解決します。
- 正確さと読みやすさを保証するために、テキストや表の長い文章を 1 行ずつ確認してください。
- 最後に、句読点、文法、スペルミスがないか確認します。
コピーしたリストをテストするときは、あらゆる詳細に注意してください 。不正確さは重大な場合があります。によると 保護者 、データエラーにより著名な製薬会社が迷走し、3億9,000万ドルの損害が発生しました。
これらのリストを頻繁にテストしてください。リストをコピーするのは簡単かもしれませんが、正確にコピーするのは簡単ではありません。これらのヒントを使用しないと、事実よりも多くの間違いをコピーすることになります。
結論
これで、この記事で説明されている手順に従って SharePoint リストをコピーできるようになります。リストの複製を作成して時間を節約できます。リストをコピーしても、ワークフロー、ビュー、権限はコピーされないことに注意してください。
したがって、新しいリストのアクセス許可を忘れずに調整してください。広範囲に使用する前に、その機能をテストしてください。
最後に、SharePoint リストをコピーする方法を理解することで、生産性とコラボレーションが向上します。この機能がどのようにして生まれたのかは不明です。しかし、SharePoint の機能が時間の経過とともに向上するにつれて、リストのコピーは多くのユーザーにとって必須の機能になりました。
ビジネスオーナーは、より効率的なデータ管理方法を利用して、物事をより簡単かつより組織的に行うことができます。
よくある質問
1. SharePoint リストをコピーする最も簡単な方法は何ですか?
SharePoint リストのコピーは、リストをテンプレート ファイルにエクスポートし、そのテンプレート ファイルを使用して新しいリストを作成し、古いリストから新しいリストにデータを手動でコピーすることで簡単に行うことができます。
2. SharePoint リストを別の SharePoint サイトにコピーできますか?
はい。 SharePoint リストを別の SharePoint サイトにコピーする手順は、新しいリストにコピーする手順と似ています。リストをテンプレート ファイルにエクスポートし、ターゲット サイトからアクセスできる共有の場所に保存し、テンプレート ファイルを新しいサイトにインポートして新しいリストを作成するだけです。
3. SharePoint リストをコピーするプロセスを自動化することは可能ですか?
はい、SharePoint リストをコピーするプロセスを自動化することができます。 PowerShell スクリプトを使用して、異なる SharePoint サイト間でリストをエクスポート、インポート、コピーしたり、さらに多くの機能や自動化オプションを提供するサードパーティ ツールを使用したりできます。
4. リストをコピーすると、SharePoint リストのアクセス許可はどうなりますか?
コピーされたリストは、デフォルトでターゲットサイトの権限を継承します。ただし、元のリストのアクセス許可を保持したい場合は、テンプレート ファイルとともにアクセス許可をエクスポートし、コピーしたリストにインポートできます。
5. SharePoint リストをコピーするためのベスト プラクティスは何ですか?
元のリストを削除する前に、コピーしたリストを徹底的にテストすることをお勧めします。また、すべてのメタデータ、ビュー、ワークフロー、アラート、および SharePoint Designer のカスタマイズが新しいリストに正常にコピーされていることを必ず確認してください。最後に、より優れたパフォーマンスとセキュリティを確保するには、関連するデータのみをコピーし、不要なフィールド、ファイル、またはアイテムのコピーを避けることをお勧めします。
6. SharePoint リストを SharePoint 以外のプラットフォームにコピーできますか?
いいえ、SharePoint リストを SharePoint 以外のプラットフォームに直接コピーすることはできません。ただし、リストを Excel または CSV 形式にエクスポートし、これらの形式をサポートする別のプラットフォームにデータをインポートすることができます。
