プロセス最適化のための 5 つの継続的改善ステップ

データを収集せずに継続的に改善することは、標識や地図なしで国を横断するようなものです。

データ収集がなければ、そもそも問題が存在するという本当の証拠が得られないため、改善を行うにはデータ収集が不可欠です。

なぜ改善を行うのでしょうか？それは本当に問題なのでしょうか、それともその瞬間のイライラによって心が歪んでいるだけなのでしょうか？

確かに、フラストレーションは根本的な問題が何なのかを知る手がかりを与えてくれるかもしれませんが、自分の感情だけに頼っても長期的には正確な結果は得られません。

そこでデータ収集が役立ちます。当社の分析機能を使用すると、特定のプロセスの現在の状態を客観的かつ公平に把握し、改善の余地がある潜在的な領域を強調するのに役立ちます。

それでは、プロセス最適化のための 5 つの継続的改善ステップを順に見ていきましょう。

• ステップ 1: 改善するプロセスを特定する
• ステップ 2: 有効性を評価し、改善点を決定する
• ステップ 3: プロセスの改善を実施する
• ステップ 4: 更新されたプロセスのテストと追跡
• ステップ 5: 自動化によりプロセスを最適化する

ステップ 1: 改善するプロセスを特定する

完璧なプロセスはありませんが、常に問題を引き起こす可能性のあるプロセスはいくつかあります。そこから始めるべきです。

あなたとあなたのチームの時間とリソースを最も無駄に​​しているプロセスを書き留めてください。

次に、次の質問に答えて、そのプロセスを完全に理解する必要があります。

• プロセスの目標は何ですか?
• いつ始まり、いつ終わりますか?
• プロセス内の個々のアクティビティは何ですか?
• どの部門/従業員が関与していますか?
• ステップ間でどのような情報が引き継がれますか?

これらの質問に対する答えは、プロセスを構成するすべての要素を明らかにし、このプロセスが達成しようとしている具体的な目標から始めて、プロセスを最適化するための最善のアプローチ方法を明確にするのに役立ちます。

プロセスを文書化する必要がある理由

次に進む前に、次のことを自問することが重要です。 私のプロセス文書はどの程度優れていますか?

どのプロセスを更新する必要があるかはわかっているかもしれませんが、明確なプロセス文書がない限り、継続的な改善は基本的に不可能です。

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継続的な改善は、何かが以前にどのように機能していたのかを確認し、それを行った変更と比較できる場合にのみ機能します。プロセスを明確に文書化してアクセスしやすくすることは、継続的な改善を促進する最良の方法です。

ステップ 2: 有効性を評価し、改善点を決定する

プロセスの概要がわかったので、次はその有効性を評価し、どのような改善が最適かを判断します。

まずはプロセスの長所と短所を記録することから始めます。これは、何が機能していて何が機能していないのか、どこを改善できるのかを理解するのに役立ちます。

タスクの中には、最終目標を達成するためにまったく必要ないものもあります。この問題が発生した場合は、これらのタスクの一部を統合するか、完全に削除することを検討してください。達成しようとしていることが過度に複雑または混乱している可能性のあるプロセスよりも、簡潔で要点を絞ったプロセスを使用する方が常に優れています。

ステップ 3: プロセスの改善を実施する

プロセスが十分に文書化されている場合、またはさらに良いことにプロセス管理ソフトウェアを使用している場合、このタスクはプロセスを段階的に確認し、変更を加えていくだけで簡単になるはずです。

継続的な改善のためのベスト プラクティスは、変更を加えるたびにプロセスの新しいバージョンを反復することです。これにより、問題が発生するのを防ぎ、プロセスの異なるバージョン間のデータの追跡と比較が容易になるため、変更が本当に改善されたかどうかを正確に判断できます。

もう 1 つのヒントは、反復ごとに行った変更の簡単なログを保持することです。これにより、知識を共有し、誰がいつどのような変更を加えたかを全員が確実に理解できるようになります。

ステップ 4: 更新されたプロセスのテストと追跡

テストは重要です。まず、何も壊れていないことを確認することです。理想的にはできる限り現実世界の条件に近い状態でプロセスを実行し、すべてが期待どおりに動作していることを確認します。

プロセスの最終目標を考えてみましょう – これはまだ達成されていますか?

プロセスの改善が機能していることを確認したら、変更の成功を評価するためのデータの収集を開始できます。

プロセスストリート分析の使用

プロセス、チーム、またはクライアントのパフォーマンスを表示できることは、加えた変更が実際により効果的であるかどうかを理解するために重要です。

タスクの進行状況やアクティブ/完了したワークフローの実行などの情報は、ボトルネックを特定し、チームが変更にどのように対応しているかを把握するのに役立ちます。

Process Street の分析機能の詳細については、ここをクリックしてください。

ステップ 5: 自動化によりプロセスを最適化する

この時点で、基本的には完了です。改善点を特定して実装したので、それらの変化を長期的に追跡して成功を評価できるはずです。

しかし、さらに一歩進んでワークフロー管理ソフトウェアを最大限に活用したい場合は、どのタスク (ある場合) を自動化できるかを検討してください。

まず最初に、念のため言っておきますが、紙を使用している場合は、デジタルプロセス管理に切り替えるとほぼ確実に効率が向上します。

MacでMicrosoft Accessを使用できますか

残りの皆さんは、アプリ間でデータを転送する場合 (たとえば、Dropbox ファイルを Google ドライブに手動で追加する場合)、ネイティブ オートメーションのいずれかを使用して手動タスクを排除できるかどうかを確認する必要があります。

Zapier 、 Power Automate 、および Make.com そこには利用可能な自動化が大量にあるからです。

私たちの 5 つの継続的改善ステップについてどう思いましたか?省略されている可能性のあるヒントはありますか?以下のコメント欄でお知らせください。