SharePoint ワークフローの概要
SharePoint ワークフローは自動化によりビジネス プロセスを簡素化できます。 手順の追跡、リソースの管理、知識の伝達に役立ちます。承認プロセスやリクエスト管理などの事前構築されたワークフローが利用可能です。ただし、Power Automate を使用してワークフローをカスタマイズすると、組織がワークフローをさらに活用できるようになります。
SharePoint でワークフローを作成するには:
- ワークフローを追加するサイトに移動します。
- サイト設定ページに移動します。
- 「サイトアクション」メニューから「サイト機能」を選択します。
- 「SharePoint デザイナーでワークフローを作成」をクリックします。
SharePointデザイナー ワークフローの側面を視覚的にカスタマイズできます。ワークフローを開始する条件を常に監視し、責任ある個人にタスクを割り当てます。自動化を最大限に活用するには、Power Automate テンプレートを使用してプロセスを簡素化します。
SharePoint セットアップのヒントを活用して、ワークフローを簡単にしましょう。
SharePoint でのワークフローのセットアップ
目的を定義し、プロセスと参加者を特定して SharePoint でワークフローを設定するには、正しい手順に従う必要があります。このセクションでは、ワークフローの目標の定義、プロセスと参加者の特定、ワークフローのステップとアクションの設計、ワークフロー テンプレートの作成のサブセクションについて簡単に説明します。これらの手順により、SharePoint でワークフローを作成するための包括的なソリューションが提供されます。
ワークフローの目標の定義
確実に成功するには 共有ポイント 、目的を明確に定義する必要があります。目標は現実的であり、組織のニーズに焦点を当てたものである必要があります。 KPI やその他の成功指標の定義に早い段階からエンドユーザーを参加させます。さらに、 安全性と保安 を考慮する必要があります。
プロのヒント: すべての利害関係者が目標の設定に関与していることを確認して、賛同を得て全員が計画通りに進むようにします。ワークフローの探偵作業にスパイスを加える 共有ポイント ！
プロセスと参加者の特定
SharePoint でワークフローをスムーズに実行するためのプロセスと参加者を特定します。必要な手順と各ステージに誰が参加するかを決定します。関係者全員との良好なコミュニケーションにより、プロセスが改善され、エラーが減り、説明責任が生まれます。
これを達成するための重要な手順は次のとおりです。
- 役割と責任を割り当てます。
- 関係者を巻き込むことで、全員が自分のタスクを理解し、貢献できるようになります。
- マイルストーンを追跡し、進捗状況を測定するためのフレームワークを設定します。
ワークフローを定期的に見直します。プロセスを検証し、改善の機会を探します。監督者のレビューは従業員間の透明性を示します。
のために 成功：
- 識別する プロセスと参加者
- 役割を割り当てる そして責任
- マイルストーンを追跡する プロセスの作成とレビューに関係者を巻き込む
ステップバイステップのガイドに従って、一連のアクションを完璧に理解しましょう。
ワークフローのステップとアクションの設計
ワークフローを設計する際には、 目的を定義し、望ましい結果を決定する 。次に、個々のタスクとその責任者を特定します。各ステップでの承認、レビュー、通知の概要を説明します。 ワークフローを構築してテストする 。
それを念頭に置いて リソース、スケジュール、リスク すべてがデザインに影響を与えます。私たちは、クライアントのニーズに合わせたワークフローを作成することで、会計部門の非効率な手動プロセスを支援しました。これにより時間と費用が節約され、あらゆる段階での精度が向上し、年間数千ドルの節約につながりました。それでは、整理に取り掛かりましょう。ワークフロー ウィザードになる時間です。
ワークフローテンプレートの作成
ワークフロー テンプレートの作成は、すべての SharePoint 管理者にとって必須の知識です。 プロセスを自動化して時間を節約し、効率を高めます。やるべきことは次のとおりです。
スラック共有画面
- [サイトのアクション] > [サイト設定] > [サイト テンプレート] に移動します。
- [既存のサイト テンプレートから作成] をクリックし、[ワークフロー プロセス] を選択します。
- 名前、説明、グループ名などの詳細を入力します。次に、「OK」をクリックします。
- 条件やアクションを追加してテンプレートをカスタマイズします。
- テンプレートを公開し、複数のサイトで使用します。
ワークフロー テンプレートを作成するには、次の技術的な理解が必要であることに注意してください。 SharePoint デザイナーまたは Visual Studio 。ただし、ステップバイステップのガイダンスを提供するオンライン リソースがたくさんあります。
SharePoint には、ユーザーが次のことができる優れた機能もあります。 文書の変更を追跡する 。新しいバージョンのファイルが承認されたライブラリまたはリストに保存されると、 ワークフローテンプレートの電子メール更新通知 選択したユーザーに送信されます。
2013 年、Microsoft は次の機能を使用して自動化プロセスの実装をさらに簡単にしました。 再利用可能なワークフロー 。これにより、ワークフロー テンプレートの作成がよりスケーラブルになり、管理者のタスクが軽減されます。
SharePoint でワークフローを開始することは、油を十分に塗ったマシンで自動化されたタスクを開始するようなものです。
SharePoint でのワークフローの開始
SharePoint で、起動、進行状況の監視と追跡、例外とエラーの処理のサブセクションを含むワークフローを開始するには、次の手順に従います。まず、SharePoint メニュー オプションを使用してワークフローを起動します。起動したら、監視および追跡機能を使用して進行状況を監視します。最後に、プロセス中に発生する可能性のある例外やエラーに対処できるように準備してください。
ワークフローの開始
SharePoint でワークフローを起動すると、面倒なタスクを自動化する簡単な方法です。始めるための 5 つの簡単なステップを次に示します。
- ワークフローを起動する SharePoint サイトを開きます。
- 作業するドキュメントを含むリストまたはライブラリに移動します
- リボンメニューから「ワークフロー」をクリックし、「ワークフローの追加」をクリックします。
- テンプレートを選択してカスタマイズし、ニーズに合わせて構成します
- 設定を確認し、完了したら「完了」をクリックします
SharePoint は、固有のビジネス要件に合わせてワークフローをカスタマイズできる機能で際立っています。さらに、技術者以外のユーザーでも、使いやすい機能を備えたワークフローを簡単に起動できます。
SharePoint へのワークフローの導入により、 ビジネスの運営方法に革命をもたらした 。この統合により、 組織に制御権を与える プロセスの改善につながり、生産性の向上と利益の向上につながります。また、タスクを自動化することで従業員は中核的なビジネス機能に集中できるようになり、より良い成果が得られます。ワークフローの進行状況を無視することは、目隠しをして運転するようなもので、大惨事の元となります。
ワークフローの進行状況の監視と追跡
SharePoint ワークフローを注意深く監視することが重要です すべてがスムーズに進んでいることを確認するために。タスクや期限を忘れてプロセスを遅らせないようにしてください。ワークフローの進行状況を監視および追跡するには、次のヒントを試してください。
- タスクが与えられたとき、または完了したときに電子メール通知を受け取ります。
- 割り当てられたタスクとそのステータスについては、ワークフロー タスク リストを確認してください。
- SharePoint のビューをカスタマイズして、フィルターを使用してタスクを追跡します。
- 完了率や延滞率などの KPI を含むダッシュボードを構築します。
- さらに分析するために、SharePoint リストからデータを CSV にエクスポートします。
さらに、ワークフロー履歴をチェックして、それぞれの動きがプロセスにどのような影響を与えるかを理解してください。リアルタイム監視により、問題や障害を迅速に発見できます。 SharePoint で新しいワークフローを開始するときは、次のヒントに留意してください。
Microsoft SharePoint はアメリカの大多数の企業で使用されていると報告されています 。ワークフローの問題は障害となる可能性がありますが、適切に対処すれば克服できます。
ワークフローの例外とエラーの処理
ワークフローの例外やエラーが発生した場合、プロセスの効率化には迅速かつ戦略的な方法が不可欠です。がここにあります それらを管理するための 6 ステップのガイド :
- ワークフロー ステータス レポートを調べて、問題の原因を特定します。
- 必要な変更を加える必要がある場合は、ワークフローを一時停止します。
- ワークフローを編集して問題を修正します。
- 修正したワークフローを再起動して、スムーズに実行されるかどうかを確認します。
- まだ問題がある場合は、新しく生成されたログを確認してください。
- 他に解決しない場合は、IT サポート チームに助けを求めるか、以前のバージョンのワークフローにロールバックすることを検討してください。
たとえ少数の例外やエラーでも時間の経過とともに蓄積され、遅延が発生する可能性があります。したがって、それぞれの問題を詳細に理解することが、問題を軽減する鍵となります。
Microsoft チームは数年前、ワークフローで問題に直面しました。彼らは、時間の経過とともに順序が乱れたスレッドを原因として特定しました。彼らは上記と同様の手法を使用して問題を解決しました。これらの問題を理解し、迅速に対応することで、時間を節約し、より高い精度を確保できます。
SharePoint ワークフローをカスタマイズする準備はできていますか?パワードスーツを着て仕事に取り掛かりましょう！
SharePoint でのワークフローのカスタマイズ
SharePoint のワークフローを簡単にカスタマイズするには、ビジュアル デザイナーを使用し、SharePoint デザイナーでワークフローを拡張し、ワークフローをサードパーティ アプリケーションと統合することが解決策となります。これらのサブセクションはワークフローのカスタマイズに役立ち、手間をかけずにワークフローを拡張し、他のアプリケーションと接続して効率を向上させることができます。
ビジュアル デザイナーを使用したワークフローのカスタマイズ
SharePoint のビジュアル デザイナーを使用すると、ワークフローをカスタマイズしてビジネス プロセスを自動化できます。それは提供します ドラッグアンドドロップ機能 アクション、条件、ループを追加します。標準のワークフローをカスタマイズすることも、完全に独自のワークフローを作成することもできます。
カスタマイズにより、企業は独自のニーズを満たすことができます。カスタムタスクフォームを作成するには、 InfoPath または HTML フォーム 、ユーザー入力をより詳細に制御できるようになります。プラス、 電子メール通知 プロセスの完了を設定できます。
Microsoft では、次のようなサードパーティ サービスの統合も許可しています。 Dropbox または Salesforce などの CRM システム カスタムアクションを通じて。共有ポイント REST API はカスタム アクションを設計する機能を提供します 外部ソースからデータを取得するため。
プロのヒント: ワークフローのカスタマイズは、ビジネス ニーズを満たし、反復的なタスクを自動化することで生産性を向上させる鍵となります。運用環境でのエラーを避けるために、開発段階で必ずワークフローをテストしてください。
マントを着て、スーパーパワーを解き放ちましょう SharePointデザイナー ワークフローを次のレベルに引き上げるための頼りになるツールです。
SharePoint Designer を使用したワークフローの拡張
SharePoint でワークフローをカスタマイズしますか?簡単にできます SharePointデザイナー ！このツールは、事前に構築されたワークフローを拡張し、ビジネスに合ったカスタム プロセスを作成できるようにします。既存のワークフローを変更するには、プログラムを開いて変更したいワークフローを選択するだけです。ビジュアルなドラッグ アンド ドロップ ツールまたはコード ビューを使用して、ステージを追加および削除します。また、電子メールやタスクなどのアクションや、ユーザー入力や特定の結果を必要とする条件を追加します。
さらに、SharePoint Designer を使用すると、カスタム ワークフローを最初から作成できます。これには、文書承認や経費報告書などの一般的なビジネス プロセスのテンプレートが含まれています。ビジネス ニーズに合わせてこれらのテンプレートをカスタマイズすると、ユーザー入力から電子メールとタスクの割り当てが自動的に生成されます。
プロのヒント: ワークフローのカスタマイズに関する追加のヒントとサポートについては、SharePoint Designer 専用のオンライン チュートリアルとコミュニティを確認してください。ワークフローをサードパーティのアプリケーションと統合するだけで済むのに、誰が友達を必要とするでしょうか?
ワークフローとサードパーティアプリケーションの統合
標準コネクタの他に、次のものがあります。 アプリ 無料または有料で提供される 「ワークフロー」 プロセスを拡張および自動化します。例えば、 DocuSign のコネクタ SharePoint のライブラリとリストを使用して、さまざまな人々の間で署名する契約書を自動ルーティングするために使用できます。
選択中 サードパーティのアプリ 統合のため？考慮すべき点: スケーラビリティ、費用対効果、使いやすさ。あるものを優先します アクティブなエコシステムと定期的なアップデート 。
Wordで名刺をフォーマットする
ワークフローの設計と管理を行っていますか?まるで 猫の群れ 。ただし、猫たちは実際にはさまざまな意見を持つ同僚です。
ワークフローの設計と管理のベスト プラクティス
柔軟性と拡張性を確保するには、SharePoint でワークフローを作成する際にセキュリティとアクセス許可を実装し、ワークフローのパフォーマンスと最適化を維持します。これらは、ワークフローを設計および管理する際に留意する必要がある重要な考慮事項です。このセクションでは、ワークフローの設計と管理のベスト プラクティスについて説明し、これらの各サブセクションの利点を簡単に説明します。
柔軟性と拡張性の確保
柔軟性と拡張性 ワークフローの設計と管理の鍵となります。システムは、ワークロード、プロセス、テクノロジーの変化に適応できなければなりません。 モジュール式ワークフロー 複雑なタスクを小さなコンポーネントに分割して、追加、削除、変更を容易にします。 オートメーション スケーラビリティにとっても重要です。 クラウドベースのソリューション オンデマンドのコンピューティング リソースを提供できます。効率を最適化するには、パフォーマンス指標を確認して監視します。以上 企業の40％ は 2023 年までに RPA ソフトウェアを採用する予定であり、ワークフロー設計における自動化の必要性を強調しています。覚えておいてください – 最高のセキュリティシステム とても複雑なのでパスワードを思い出せません!
セキュリティと権限の実装
セキュリティと権限は、ワークフローを適切に設計し実行するための鍵です。情報を保護するには、機密データを保護し、不正アクセスを阻止するセキュリティ対策を確立することが重要です。セキュリティと権限を適切に実装するのに役立つ 6 つの手順を次に示します。
- 機密データの場所 : 保護が必要な情報をすべて見つけることから始めます。これには財務情報や顧客データが含まれる場合があります。
- アクセスレベルの把握 : どのユーザー グループが特定の種類のデータを完全に制御する必要があるか、どのグループが制限されたアクセスのみを必要とするかを決定します。
- 役割に基づいて権限を作成する : 各ユーザー グループに役割を割り当て、ワークフロー システム内で何ができるかを決定します。
- パスワードポリシーの実装 : すべてのユーザーが、英数字文字列や特殊文字などの要件を満たす安全なパスワードを持っていることを確認してください。
- ファイル共有のルールを作る : 組織内でファイルを共有するための明確なガイドラインを作成します。ドキュメントを共有できるユーザーと、地域やタイムゾーンなどに基づいてファイル共有を制限する方法を決定します。
- アクティビティログの使用 : ユーザーが実行したすべてのワークフロー アクションをログまたは監査を通じて追跡するため、何かが間違っていると思われる場合や、何か悪いことが起こった場合にアクティビティを確認できます。
チームメンバーに最適なセキュリティプロトコルに関するトレーニングを提供することも重要です。フィッシングメール、悪意のあるダウンロード、パスワードの定期的な変更などの潜在的な問題を特定する方法を教えてください。
最後に、承認プロセスは明確に定義されている必要があります。承認が段階的に進むにつれて、厳格なリーダーシップ ガイドラインを導入することが重要です。これにより、悪意のある者が抜け穴のためにプロトコルを破ることができなくなります。
これらの手順に従うことで、企業は機密データを保護し、説明責任を高めることができます。たとえ最高のワークフロー設計であっても、「マイクロマネジメント」が「効果的なリーダーシップ」の同義語であると信じているマネージャーを補うことはできません。
ワークフローのパフォーマンスと最適化を維持します。
パフォーマンスと最適化を維持するには、プロセスの分析と改善を定期的に行う必要があります 。定義と監視 重要業績評価指標 (KPI) ボトルネックを見つけるために。自動化ツールや手順の標準化も役立ちます。
チームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションは不可欠です 。トレーニング セッションは、従業員が自分の役割とワークフローへの新しい変更を理解できるように行う必要があります。ワークフローの最適化には、顧客またはクライアントからのフィードバックを含める必要があります。ワークフローを調整してより適切にサービスを提供するのに役立ちます。
マッキンゼー・アンド・カンパニーの 研究によると、ワークフローを最適化すると次のような効果が得られることがわかっています。 生産性が 30% 向上 。
よくある質問
Q: SharePoint のワークフローとは何ですか?
A: SharePoint のワークフローは、ビジネス プロセスとタスクの合理化に役立つ一連の自動化された手順です。通常、承認、レビュー、または編集のためにユーザーまたはグループ間でドキュメント、タスク、またはアイテムを移動することが含まれます。
Q: SharePoint でワークフローを作成するにはどうすればよいですか?
A: SharePoint でワークフローを作成するには、まず自動化するビジネス プロセスまたはタスクを特定する必要があります。次に、SharePoint Designer または Microsoft Power Automate を使用して、ニーズを満たすカスタム ワークフローを作成します。
Q: SharePoint Designer とは何ですか?
A: SharePoint Designer は、SharePoint 内でワークフローをカスタマイズおよび作成できる Microsoft の無料ツールです。ビジネス プロセスとタスクを自動化する複雑なワークフローを構築できるようにするさまざまなアクションと条件を提供します。
Q: Microsoft Power Automate とは何ですか?
A: Microsoft Power Automate は、SharePoint と他のアプリケーション間の自動ワークフローを作成できるクラウドベースのツールです。カスタム ワークフローの作成プロセスを簡素化するさまざまなテンプレートとコネクタが提供されます。
Q: SharePoint ワークフローをテストおよびデバッグするにはどうすればよいですか?
A: SharePoint Designer と Microsoft Power Automate は両方とも、ワークフローの実行とトラブルシューティングを可能にするテスト ツールとデバッグ ツールを提供します。 SharePoint の組み込みログ機能を使用して、ワークフローのステータスを追跡し、問題を特定することもできます。
Q: SharePoint ワークフローを作成するためのベスト プラクティスはありますか?
A: はい、SharePoint ワークフローを作成するときに従うべきベスト プラクティスがいくつかあります。これには、明確な目的の定義、ワークフロー アクションにわかりやすい名前の使用、エラー処理とエスカレーション パスの組み込み、ワークフローのテストと改良、すべての関係者が確実にトレーニングされていることなどが含まれます。その使い方とメリットについて。
