プロセスとは何ですか?一般人向けの退屈しないガイド |プロセスストリート |チェックリスト、ワークフロー、SOP ソフトウェア

Benjamin Brandall 2023 年 1 月 2 日ビジネスプロセス , プロセス

プロセスは、あなたが最初に考えているよりもはるかに興味深いものです。それは冗談ではなく、面白いものだと断言します。しかし、プロセスとは何でしょうか?

彼らはそうですが、定義済みとして 特定の結果を達成するイベントに応じて開始される、相互に関連する作業タスクの集合 、企業の精神安定剤を打ち破り、プロセスとは何か、なぜプロセスが重要なのかを理解するのに役立つちょっとした裏話があります。

まず、プロセスの例をいくつか示します。

店内の清掃
メールアドレスを探す
ソフトウェアの導入
顧客プロファイリング
新入社員のオンボーディング
結婚式を計画する

しかし、なぜそれらのプロセスが行われるのでしょうか?なぜそれらはただやるべき仕事ではないのでしょうか?重要なのは、プロセスを形式化するときは、生産性を念頭に置いてワークフローを考えることで、実行と最適化が容易になるということです。

スペクトルの価格設定

史上初のビジネスプロセス

ビジネスプロセスの最も古い既知の定義は、スコットランドの経済学者によってもたらされました。アダム・スミス。 1776 年に彼は自分のアイデアを最も単純な要素に分解し、説明された理論上のピン工場で実施されているビジネスプロセスでは、1 つのピンを製造するために 18 人の別々の人員が関与します。

1 人がワイヤーを引き出し、もう 1 人がワイヤーを真っ直ぐに伸ばし、3 人目が切断し、4 人目が先端を指し、5 人目がヘッドを受け入れるために上部を研磨します。ヘッドを作るには、2 つまたは 3 つの異なる操作が必要です。ピンを白くするという特定の作業は別の作業です…そして、ピンを作るという重要な作業は、このように約 18 の異なる作業に分かれており、一部の工場ではすべての作業が別々の手作業で行われていますが、他の工場では同じ人が時々行うこともあります。そのうちの 2 つまたは 3 つを実行します。

なぜピンを作るのに何人の人がかかるのか、あるいはそのプロセスに何段階のステップがあるのかを気にする必要があるのでしょうか?さて、スミスはそれを発見しました プロセスを作成し、各ステップを各専門家に割り当てることで、生産性が向上しました 24,000% 。

18 世紀のピン工場の仕組みと、アダムスミスがビジネスプロセスの最初の定義を書くきっかけとなったイメージ。

プロセスを使用して 5 倍高速に作業する

タスクはもはや 1 人だけの頭の中にあるものではないため、分業にはプロセスが必要です。

フルスタックのピンエンジニアは、プロセスを作成するのには適した人材かもしれませんが、最初から最後まで一人で実行するべきではありません。仕事は、ピンの専門家、つまりピンワイヤを切断する人の間で分割されると 240 倍効率的になります。一日中やるのはソロピンマスタークラフトマンよりも失敗しにくいです。ピンの話はやめましょう。

1907年の冬の朝、ヘンリーフォード氏チャールズ・E・ソレンセンを連れて行ったピケットアベニュー工場デトロイトにある空きビルで、後にアメリカ初の量産型手頃な価格の自動車の発祥の地となる。彼は制作責任者に、まったく新しい仕事を始めるつもりだと言いました。

ミシガン州デトロイトのピケットアベニュー工場。世界で最も影響力のあるビジネスプロセス実装のサイト。

フォード氏は新しいプロセスのアイデアを説明した。 1 人の職人が単独で製品を作成するのではなく、全員が 84 の単純な反復作業の 1 つを行うように教えられました。 プロセスに対するこの新しいアプローチにより、フォードは自動車の製造時間を短縮しました。モデルT 12.5時間から2.5時間に短縮されました。

それはフォードの銀行口座の勝利であるだけでなく、自動車や製造の歴史だけでなく、ビジネスの歴史全体においても、これまでに起こった最も革命的な瞬間の一つでした。

あらゆるビジネスに必要な 3 つのプロセス

あなたはそれを知っています プロセスは、開始から終了まで実行される一連の論理命令です。 , しかし、そのプロセスには3種類あることをご存知ですか？これらは：

管理プロセス
運用プロセス
サポートプロセス

管理プロセス

管理プロセスは、タスクを最初から最後まで実行することに重点を置いているのではなく、会社運営の将来を計画し予測することに重点を置いています。

管理プロセスの例としては、CEO が PR 立ち上げキャンペーンのためにマーケティングチームの時間とエネルギーを最適に編成する方法を計画することが考えられます。プロセス部分では、リソースの割り当て、期間の定義、システムが適切に配置され最適化されていることの確認が行われます。

運用プロセス

運用プロセスは、中核となるビジネスプロセスに関係します。 T シャツ会社の場合、中核となる業務プロセスの 1 つは電話で注文を受けることです。もう1つは、製造されたTシャツを出荷するために取り出すことです。

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ビジネスの根幹で行うものが何であれ、ビジネスを拡張可能かつ効率的にするためには、完全なプロセスを導入する必要があります。

サポートプロセス

驚きのサプライズ — サポートプロセスが管理プロセスと運用プロセスをサポートします。同社はこれらのプロセスに依存して、計画そして やってる ビジネスの一部。それは、技術サポート、従業員の新人研修、インターンの雇用などのプロセスです。

これらは会社がお金を稼ぐために行っているものではありませんが、主要な収益源を促進し、管理プロセスが管理すべきものを持ち、運用プロセスが可能な限り摩擦のないようにします。

プロセスの構造

プロセスが紙 (できればデジタル) で文書化される場合、それは標準の操作手順文書の形式で行われます。 18 時間のフライトで読むような内容ではありませんが、プロセスの理解、配布、指導、最適化がはるかに簡単になります。

SOP には以下を含めることができます。

タイトル、日付、作成者、ID を含むヘッダー
手順のステップごとのリスト
各タスクの実行を担当するチームまたは個人
ユーザーが必要とするリソース (設備、資金、時間、サポートチーム)
他のSOPへの参照

通常、企業や政府機関は複雑な SOP 文書を作成します。クリックここ UNICORN 制御システムを使用する従業員向けに General Electric が作成した一連の SOP の導入文書の例を示します。コード番号と SOP 指定の表、および用語の説明があることがわかります。

車両購入のための実際の SOP からの抜粋を取得するここ。繰り返しますが、これは非常に徹底しており、多くの企業が SOP の防水性を確保するために使用しているのと同じスタイルを使用しています。

…しかし、SOP がそれほど複雑でない場合もあります。

小規模な企業は、仕事を完了させるだけの効率的なプロセスを作成します。また、SOP ID を手動で作成する SOP ソフトウェアを使用して作成すると、作成者や SOP ID の必要性が低くなります。同じことが参考セクションにも当てはまり、ハイパーリンクが使用されるようになりました。以下は、Process Street によって作成された簡単な SOP です。