ワークフローとは何ですか?ワークフロー管理の初心者ガイド

ワークフローとは何かについて Google のトップページを見ると、最初の結果は文字通り辞書の定義です。

作業が開始から完了まで通過する一連の産業プロセス、管理プロセス、またはその他のプロセス。

次に、Kissflow の定義がありますが、これはさらに明確ではありません。

開始から完了まで特定のパスを通じてデータを処理する一連のタスク。

そして、このページがあります。そして、ワークフローはどのように定義すればよいのでしょうか?

Word の単一スペース

ワークフローとは、仕事を完了する方法です。

今、私たちはどこかに到着しています。

ワークフローとは何ですか?

ワークフローは、プロセス内で完了する必要がある一連のステップです。

これは文字通り、同僚、ツール、または別のプロセスを通じて、ある段階から次の段階に流れる作業として考えてください。完全なワークフローを 1 人で実行することも (ブログ投稿の作成、編集、公開など)、複数の人が関与することもできます (クライアントへの請求書発行など)。

ワークフローが重要なのはなぜですか?

企業にとって、ワークフローは非常に複雑になる可能性があります。

従業員の新人研修プロセスについて考えてみましょう。そのプロセスを正しく完了するには、いくつかの異なる部門が連携する必要があります。不適切なオンボーディングは、新しい人材を失うだけでなく、重大なコンプライアンス問題につながる可能性もあります。

このレベルでは、可能な限り効率的であることを確認するために、適切に監視、管理、最適化する必要があります。

ワークフローとプロセスの違いは何ですか?

ワークフロー そして プロセス 多くの場合、同じ意味で使用されます。これらが一致したセットとして提供されることが多いことを考慮すると、これは理解できます。

上の図はワークフローとプロセスの主な違いを示していますが、要点は次のとおりです。

あ プロセス に使用される方法です 実行する 一連の 活動 。

あ ワークフロー です 道具 慣れている その方法を容易にする 。

従業員のオンボーディングの例に戻ると、プロセスは次のような実行する必要があるさまざまな手順すべてです。

• 記入済みの書類
• ワークステーションのセットアップ
• トレーニング

ワークフローではこれらのステップが明確な構造で計画されているため、図やチェックリストで何を行う必要があるかを簡単に視覚化できます。

ワークフローのベストプラクティス

効果的なワークフローを構築するには、次の 3 つの重要な質問に答える必要があります。

• 具体的にはどのような作業を行う必要があるのでしょうか?
• それぞれの仕事の責任者は誰ですか?
• 各タスクにどれくらいの時間がかかりますか?

これらの質問に答え、その答えをグラフまたはプロセスに構造化することで、ワークフローが得られます。

実行する必要がある作業を測定することで、それがどの程度最適に実行されるかを管理できます。そうしないと、何が起こっているのか、チームの活動のボトルネックがどこにあるのかわかりません。

ワークフローの段階

ワークフローの構築は 5 つの段階に分かれます。

1. 実行する必要があるタスクを特定する
2. それらのタスクの責任者を決定する
3. タスクをシーケンスに整理する
4. ワークフローをテストする
5. 見直して繰り返す

ワークフローを維持するには、継続的な改善を実践することが不可欠です。途中でこれらの小さな調整を行うことで、ワークフローには最も必要な最新のタスクのみが含まれるようになり、将来的に大規模な見直しに時間を費やす必要がなくなります。

ワークフローの 3 つの基本コンポーネント

各ワークフローのタスクの数は 8 ～ 80 まで変化しますが、すべてのワークフローは 3 つの基本コンポーネントで構成されています。

引き金：ワークフローを開始するイベント。これは、行動、決定、特定の時間、または何かに対する応答です。一連の作業・作業内容：これには、ワークフローに関与するすべてのタスク、人材、成果物が含まれます。結果：ワークフローが生み出すもの。結果または結果は、サービスの購入などの具体的なものである場合もあれば、特定の情報へのアクセスなどのより抽象的なものである場合もあります。

一連のタスクがワークフローの大部分を占めますが、トリガーと結果はどちらも同様に重要です。プロセスをどこで開始してどこで終了すべきかが分からない場合、ワークフローは非常に役に立たなくなります。

ワークフローの種類

常に 3 つの作業を行うことが最善であるため、ワークフローには主に 3 つのタイプがあります。

• プロジェクトのワークフロー
• シンプルなプロセスのワークフロー
• 条件付きプロセスのワークフロー

これらのタイプの正確な違いを解析するのは難しい場合がありますが、他のことと同様、ジョブに適切なツールを使用していることを確認する必要があります。

プロジェクトのワークフロー 最も単純なタイプです。これらは通常、プロジェクトを順調に進めるように設計された 1 回限りのワークフローであるため、成果物は予定通りに到着し、説明責任は明確になり、チームがボトルネックを経験することはありません。

プロジェクトのワークフローの一部を再利用できる場合があります。たとえば、コンテンツ チームは複数のコンテンツを作成します。

それぞれは小さなプロジェクトです。さまざまな要因に応じて、正確な手順は常に同じとは限りません。全体的なプロセスとしては は ただし、リサーチ、レビュー、画像リクエストなどのためにコンテンツ作成ワークフローを再利用できます。

次に、 シンプルなプロセスのワークフロー 。このタイプのワークフローは、予測可能で反復可能なタスクをすべてカバーします。請求書の送信や休暇の承認は、簡単なプロセスのワークフローです。

何があっても：何も変わりません。ワークフローは、実行されるたびに、まったく同じ回数、まったく同じ方法で実行されます。

単純。

最後に、 条件付きプロセスのワークフロー 。これらのワークフローでは、次の形式が使用されます。 もし/それから プロセスを構造化するためのロジック。

これは、ワークフローの「Choose Your Own Adventure」ノベルです。ダンジョンを探索したい場合は、タスク 13 に進みます。町を調査したい場合は、タスク 22 にスキップしてください。

Process Street では、これを条件付きロジックと呼んでおり、同じワークフロー内に分岐経路を作成します。これは、オンボーディングやヘルプ チケットなどの場合、複数の状況に対して 1 つのワークフローのみが必要になることを意味するため、非常に優れています。

Payroll Processors のクライアント オンボーディング ワークフローは、条件付きロジックで何ができるかを示す完璧な例です。

給与処理業者がクライアントのオンボーディングに Process Street の条件付きロジックを使用する方法

ワークフローの最適化

少し前に、LinkedIn でビジネスの流行語や専門用語について話した投稿を見つけました。これらのバズワードは 2 つのタイプに分類されます。

• 他の方法で説明するにはあまりにも漠然としています (ダイナミックとそのコホートを考えてください)
• 言うまでもないほど明白です (革新的、顧客中心など)

最適化は、これらの流行語に少し似ています。辞書で最適化が何を意味するかは誰もが知っています。それが良いことであることは誰もが知っています。物事は最適化されると常に良くなります。

しかし、ワークフローに関して最適化とは何を意味するのでしょうか?何 は 最適化されたワークフローとその実現方法は何ですか?

継続的改善

ワークフローの構築は最初のステップにすぎません。適切な注意を払わないと、ワークフローは非効率性や冗長なタスクによって簡単に行き詰まります。

ここで継続的な改善が必要になります。ワークフローを定期的にチェックすることで、ワークフローが最新の状態に保たれ、ニーズに適合していることを確認できます。その後、プロセスとワークフローの実行方法に段階的な変更を加える必要があるか、画期的な変更を加える必要があるかを決定できます。

増分変更とは、基本的にその名の通り、小さな調整や改善を見つけたときに行うものです。

画期的な変更は、通常、グループのレビューと意思決定プロセスによって行われる大きな変更です。かなり頻繁に段階的な変更を行っていることに気づくかもしれませんが、ほとんど画期的な変更を行っていることに気付いた場合は、ワークフロー (場合によってはプロセス) を再評価する必要があります。

シックス シグマ 、 DMAIC 、 リーン 、および カイゼン はすべて、継続的な改善を実装するための非常に便利なツールです。

ワークフローの自動化

自動化はワークフローの存在意義です。

ワークフローは、これらすべてのワイルドで直感的なプロセスを取り入れ、それらに秩序をもたらします。しかし、それは自動化がワークフローに組み込まれているという意味ではなく、さらにはすべてのワークフローに自動化が必要であるという意味でもありません。

まだ混乱していますか？

ワークフローの自動化とは、プロセスのどの部分が人間の関与をほとんど、またはまったく関与させずに実行できるかを特定することです。

自動化できるものの例としては、次のようなものがあります。

• 標準化されたウェルカムメールの送信
• データをスプレッドシートに転送する
• カレンダーにイベントを追加する
• 支払いの処理

これらはすべて反復的なタスクであり、単独では数分しかかからないかもしれませんが、その分が積み重なります。

さらに、人的ミスが発生する可能性も高くなります。考えてみてください。これからは何時間ものデータ入力が待っています。ただそこに座って、一日中列に数字を入力していましたが、最も興奮したのは、その朝トニーがドーナツを持って現れたときでした。

最初は善意から始めますが、どの時点で自動操縦になりますか?どの時点で誤って余分なゼロを打ってしまい、クライアントに 500 ドルではなく 5000 ドルを請求することになるでしょうか?それともその逆ですか？どちらも悪いです。

だからこそ自動化するのです。

自動化するタスクを特定したら、実装は非常に簡単です。 Zapier のようなソフトウェアを使用すると、あるアプリのトリガーを別のアプリの結果にリンクする統合を設定できます。

データを一度入力します。必要なすべての場所に送信されます。すべてのチャネルにわたって完全な精度が得られ、費用はボタンをクリックするのにかかる時間のみです。

ワークフローの利点

ワークフローにより無駄が削減されます。時間の無駄、労力の無駄、リソースの無駄。

プロセスを計画すると、どこにボトルネックや冗長なタスクがあるかを特定できるようになります。それらがどこにあるかがわかったら、それらを排除できます。そうすれば、あなたとあなたのチームは必要なタスクに集中できます。

ワークフローは、コミュニケーション、説明責任、透明性にも優れています。ワークフローでは、誰が何を担当し、いつ成果物を完了する必要があるかを明確にする必要があります。チームを細かく管理する必要はありません。チームを細かく管理する必要はありません。みんながもっと幸せになります。

プロセスのあらゆる側面がワークフローに文書化されるため、チームの全員が必要なときに必要な情報を得ることができます。ミスコミュニケーションを減らすと生産性が向上し、チームのタスクやチーム間の不満が大幅に軽減されます。

ワークフローの課題

ワークフローには常に注意が必要です。単に構築しただけで、永久に完璧に動作することを期待することはできません。それを維持する必要があります。

ワークフローのメンテナンスは時間がかかり、複雑になる場合があります – 特に 継続的改善の原則を実践していない場合。

しかし、定期的なメンテナンスを行わないと、次のような深刻な問題が発生します。

• 不正確な時間/コストの見積もり
• コミュニケーションミス
• 重要な手順をスキップしたり忘れたりする
• 承認はテストなしで適用されるか、必要なときに適用されません
• コストのかかるボトルネック

ワークフローを車のようなものだと考えてください。車は本当に便利で効率的です。通常、歩くよりも車を運転したほうが、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができます。

アクセント文字

さらに、すべてを運ぶ必要はありません。

しかし、車には車検が必要です。新しいタイヤ、オイル交換、排ガス検査などの小規模なものもあります。新しいスターターやファンベルトなど、もう少し投資が必要な場合があります。これらのこと自体は、実際には大したことではありません。

しかし、長期間オイル交換をしなかった経験がある人なら、定期的なメンテナンスがいかに重要であるかをよく知っているでしょう。

ワークフロー ソフトウェア ツールとベンダー

Google ワークフローを検索すると (当然のことですが)、ワークフロー ソフトウェアの種類が何種類あるかがわかります。ワークフローを使い始めたばかりの場合、つまり、どのワークフローが最適な価値を得るために必要なものを正確に提供するかを特定するのは困難です。

そこで、私たちのお気に入りのワークフロー構築ツールをいくつか紹介します。

エアテーブル それが私たちが組織を維持する方法です。と エアテーブル パーソナライズされたビュー、カスタム カンバン ボードを設定し、レコードの作成から電子メールの送信まですべてを自動化できます。

見てるよ は、ワークフローの概要を説明するのに最適なツールです。 見てるよ リモートか対面かを問わず、チーム全体が協力して構築する必要があるものを構築できる共同ホワイトボードのように機能します。

スラック は、ほぼすべてのチームのユニバーサル メッセージング ハブです。なぜそうではないのでしょうか？ スラック 使用するほぼすべてのアプリと統合されます。ハドルに参加したり、ビデオを録画したり、チームの全員または 1 人とファイルを共有したりできます。そしてGIFもあります。優れた GIF が気に入らない人はいないでしょうか?

プロセスストリート。 それが来ることは分かっていましたよね？ Process Street ワークフローは、私たちが行うあらゆる活動の中核です。 PTO リクエスト、オンボーディング、ヘルプ デスク、このページの作成…すべてワークフローを使用して行われます。そして、Zapier または当社のファーストパーティ オートメーションを通じて、これらすべてのワークフローを Slack、Airtable、その他のソフトウェア スイートに接続できます。

ワークフローはどのようなものですか?

プロセスの概要は次のとおりです。

具体的には、これがコンテンツ制作プロセスの概要です。このプロセスのワークフローには、さらに多くのステップ、さまざまな条件付きパス、および大量の自動化が含まれています。

しかし、ここからが始まりでした。課題の開始から出版までの 8 つのステップ。

コンテンツ チームの誰かにこのプロセスについて説明するように頼んだとしても、それほど簡潔で具体的なものにはならないだろうと私は確信しています。一部のステップは詳細に説明され、一部はスキップされ、説明自体はおそらくかなり非線形になるでしょう。

それが人々の脳の仕組みです。そのため、ワークフローを構築する前にプロセスの概要を説明することが重要です。

これら 8 つのステップのそれぞれが、ワークフロー内のセクションになります。次に、各ステップを個別のタスクに分割します。

たとえば、最初のステップでは、Writer が割り当てを受け取り、ワークフロー タスクは次のようになります。

1. トピックが選択されました (Slack 経由で生成された Airtable レコード)
2. 期限の設定 (Process Street ワークフロー経由でカレンダーに追加)
3. 出版日の設定 (ワークフロー経由でカレンダーに追加)
4. 編集者が割り当てられている (Airtable レコードがワークフロー経由で更新される)
5. デザインチームが割り当てられます（Airtable 経由で生成された Airtable レコード）
6. ライターが課題を受け取ります（通知は Slack および Process Street 経由で受け取ります）

これら 6 つのタスクはそれぞれ 1 つのアクションに分割されます。これによりプロセスが簡素化され、取り残されるものがなくなります。これらの自動化がなければ、誤って発行日を設定せずに締め切り日を設定してしまう可能性があります。

これらの日付が全員に手動で入力された場合、各チーム メンバーが異なる期日に向けて作業することになる可能性があり、将来的に大きなボトルネックが発生する可能性があります。

ワークフローを最大限に活用する方法

ワークフローはツールであることを忘れないでください。これは便利なツールであり多用途のツールですが、すべてを実行できるわけではありません。

ワークフローを構築するときは、取り組んでいるプロセスと達成したい結果を明確に理解する必要があります。どのタスクが自動化でき、どのタスクにもっと実践的なアプローチが必要かを特定します。

最も重要なのは、取り組み続けることです。プロセスとニーズは常に変化するため、優れたワークフローも常に変化しています。ワークフロー内の何かが冗長または無関係になった場合は、それを削除してください。プロセスに新しいステップを追加する場合は、必ずワークフローにも追加してください。

優れたワークフローは、作業を複雑にするものではなく、作業を容易にするものでなければなりません。