SharePoint ファイル管理の概要
SharePoint でファイルを管理する準備はできていますか?問題ない！
移動するには: […] ボタンをクリックし、[移動先] を選択し、移動先のライブラリ/フォルダー/サイトを選択して確認します。
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複数移動するには？それらをすべて選択し、同じプロセスに従います。
ファイルを見つけるためのヘルプが必要ですか? SharePoint の検索バーを使用してください。
不要なファイルや古いファイルを定期的に削除して、コンテンツを整理した状態に保ちます。プロのヒント: 今後の検索を容易にするために、メタデータとタグ付けを利用します。
動きましょう！
SharePoint ライブラリ内でのファイルの移動
SharePoint ライブラリ内のファイルの移動
SharePoint ライブラリ内でファイルを移動するには、次の簡単な手順に従います。
- 移動したいファイルを選択します : マウス カーソルで選択して、移動するファイルを選択します。
- 「移動」をクリックします : ファイルを選択したら、コマンド バーに移動して [移動] ボタンをクリックします。
- 目的地を選択してください ：ポップアップウィンドウが開きます。ファイルの移動先フォルダーを選択し、「移動」ボタンをクリックします。
さらに、プロジェクトまたは部門のニーズに基づいてフォルダー構造の作成を検討することもできます。これにより、ファイルの整理が容易になり、管理が容易になります。また、権限を設定してファイルへのアクセスを制御し、許可された担当者のみがファイルにアクセスして変更できるようにすることもできます。これらの提案に従うことで、SharePoint エクスペリエンスを向上させ、ファイルを整理して安全に保つことができます。
SharePoint で移動するファイルを選択することは、感情的な愛着がはるかに薄れていることを除けば、燃え盛る建物からどの子供を救うかを選択しようとするようなものです。
移動するファイルの選択方法
SharePoint ライブラリ内で移動するファイルを選択するのは簡単です。これを行うには、ドキュメント ライブラリを開き、移動するファイルを選択します。ここにあります 3ステップガイド :
- チェックボックスにチェックを入れます 各ファイルの横にある。
- に 複数の項目を選択する 、Ctrl キーを押しながら各ファイルをクリックします。
- チェックボックスにチェックを入れます 名前ラベルの前にある をクリックして、すべての項目を一度に選択します。
項目を選択しすぎると、システムのパフォーマンスに影響を与える可能性があることに注意してください。したがって、必要なものだけを選択してください。 SharePoint でファイルを移動または転送する場合は、ファイルが正常に移動したことを確認するまで、元の場所からファイルを削除しないでください。権限も維持されていることを確認してください。
結論として、SharePoint でドキュメントを移動するためのベスト プラクティスを理解すると、時間を節約し、すべてのデータが問題なく転送されることが保証されます。
すごいですね マイクロソフト 期待していませんでした 共有ポイント 2001 年に初めてリリースされたとき、今日のような成功を収めることができました。これは単純なドキュメント管理ツールであるはずでしたが、企業はその可能性を見出し、コラボレーション ハブとして使用しました。 SharePoint でファイルを移動するのにパーソナル アシスタントは必要ありません。ドラッグ アンド ドロップするだけです。
ドラッグ アンド ドロップ方法を使用してファイルを移動する方法
ドラッグ＆ドロップで書類を素早く転送！ 6 ステップのガイドは次のとおりです。
- SharePoint サイトを開きます。ドキュメント ライブラリに移動します。
- 移動したいファイルをクリックします。
- マウスボタンを押したままドラッグします。
- 緑色のプラス記号は、ファイルを移動していることを示します。
- マウス ボタンを放して、新しい場所にドロップします。
- ファイルは新しい場所に配置されました。
複数のファイルを一度に移動することもできます。ドラッグする前に選択してください。
フォルダーまたはライブラリが見つからない場合は、SharePoint の検索機能を使用してください。特定のフォルダーをすばやく見つけるのに役立ちます。
明確な命名規則に従ってドキュメントを整理します。こうすることで、類似したファイルを簡単に識別してグループ化できます。
move to コマンドを使用してファイルを移動する方法
- 移動したいファイルまたはフォルダーを選択します。
- クリック へ引っ越す ライブラリの上部にあるボタンをクリックします。
- ポップアップで、移動先を選択します。
- クリック 動く 。
- 目的のライブラリに移動し、そこにあることを確認します。
それはとても簡単です！こうすることで、ドキュメントを簡単に整理してアクセスできる状態に保つことができます。
メモを取る： ファイルまたはフォルダーを移動すると、関連するすべてのメタデータも一緒に移動します。つまり、関連情報はすべてドキュメントに残ります。
注目に値します: Microsoft SharePoint のユーザー数は 2021 年で 1 億 9,000 万人を超え、利用可能なエンタープライズ コンテンツ管理システムの中で最も人気のあるものの 1 つとなっています。現実の生活が SharePoint の「移動」コマンドと同じくらい簡単だったらいいのに!
copy to コマンドを使用してファイルを移動する方法
の コピー先 コマンドは、SharePoint ライブラリ内でファイルをすばやく簡単にシフトするための方法です。仕組みは次のとおりです 4つの簡単なステップ :
- 移動したいファイルまたはフォルダーを選択します。
- クリック コピー先 ツールバーのボタン。
- 宛先のライブラリまたはフォルダーを選択します。
- クリック わかりました そしてバム！ファイルまたはフォルダーが新しい場所にテレポートするのを観察してください。
A は注意します: コピー先 ファイルまたはフォルダー全体を転送するのではなく、その複製を作成します。これはつまり 転送プロセス中にデータが失われることはありません 。
プロのヒント : 別のアプローチが必要な場合は、 へ引っ越す 指示。それも仕事になります！
SharePoint ライブラリ間でのファイルの移動
異なる SharePoint ライブラリ間でのドキュメントの移動
SharePoint ライブラリ間でのファイルの移動は、SharePoint 管理者にとって一般的なタスクです。 SharePoint ユーザーがいくつかの簡単な手順でライブラリ間でドキュメントを移動できることを報告することが重要です。
- 再配置したいドキュメントを選択します。
- に行きます 「ファイル」タブ 。そこから、コマンドグループの「移動」ボタンを選択します。
- 利用可能なライブラリのドロップダウン リストから宛先ライブラリを選択します。
覚えておくべき固有の詳細の 1 つは、SharePoint がソース ライブラリから元のドキュメントを削除しないことです。ファイルを宛先ライブラリにコピーするだけです。これは、ドキュメントの履歴を保存したい場合に便利です。
同様の論調で、SharePoint が初めて市場に登場したとき、ドキュメントの保存方法と共有方法を変える革新的な製品として歓迎されたことは注目に値します。それ以来、SharePoint は世界中の多くの組織にとって重要なコンポーネントとなり、共同作業、ドキュメント管理、組織化を支援しています。
ファイルを母親のレシピ フォルダーに移動すると、大惨事になるため、適切なライブラリを選択することが重要です。
ソースライブラリと宛先ライブラリの選択方法
SharePoint でソース ライブラリと宛先ライブラリを選択するのは困難な場合があります。しかし、正しい手順を踏めばすぐに完了できます。ここにあります ソース ライブラリと宛先ライブラリを選択するための 5 つの簡単な手順:
- SharePoint にログインし、移動するファイルが含まれるドキュメント ライブラリを見つけます。
- 転送するファイルの横にあるボックスにチェックを入れます。
- を見つける へ引っ越す ボタンをクリックしてください。
- ウィンドウが表示されます。目的の場所が見つかるまで、サイトのドキュメント ライブラリを参照します。
- 次に、ヒットします ここに移動 , これで完了です。
一度に大量のファイルを転送すると、システムの速度が低下したり、エラーが発生したりする可能性があります。代わりに、より小さいバッチを試してください。
イベントの衣装を選ぶのと同じように、ファイル転送用の SharePoint ライブラリの選択には慎重な検討が必要です。私の同僚の 1 人は、重要な契約書を間違ったライブラリに移動し、その結果、時間と生産性が失われてしまったことがありました。このような事故を避けるために、必ず指示に従ってください。最後に、汗をかかずにファイルを移動する方法です。もちろん、コンピュータを移動する場合を除きます。
move to コマンドを使用してファイルを移動する方法
SharePoint ライブラリ内のファイルの移動は、move to コマンドを使用して簡単に行うことができます。その方法は次のとおりです。
- ファイルを選択します。
- クリック へ引っ越す ボタン。
- 保存先のライブラリを選択します。
- ライブラリ内のサブフォルダーを選択します。
- 打つ 動く そして確認を待ちます。
それを忘れないでください リンクと権限は自動的には転送されません 新しい場所へ。大量のファイルを移動する場合は、時間がかかることがあります。したがって、次のことを確認してください。 適切なユーザー権限レベルとネットワーク接続 。たとえば、ある企業はいくつかの重要なファイルを移動しましたが、リンクと権限の更新を怠っていました。これにより、IT 部門に支援を求めるまでチーム内で混乱が生じました。
これらの手順に従うことで、誰でも問題や遅延を発生させることなく、SharePoint ライブラリ間でファイルを簡単かつ迅速に移動できます。
コマンドにコピーします: ドラッグ アンド ドロップがあまりにも普通すぎる場合に使用します。
copy to コマンドを使用してファイルを移動する方法
コピー先 SharePoint ライブラリ間でファイルを移動する簡単な方法です。その方法は次のとおりです。
- 名前の横にあるボックスにチェックを入れて、移動するファイルを選択します。
- クリック コピー先 ページ上部のボタン。
- の中に コピー ダイアログ ボックスで、選択します 目的地を選択してください 。
- 宛先ライブラリを参照して選択します。
- クリック コピー 終わる。
チェックボックスをオンにすると、 「該当する場合はコンテンツを移動します」 , その後、ファイルは元の場所から削除されます。関連するメタデータ、バージョン、権限も転送されます。
プロのヒント: 重要なファイルをバックアップするか、最初に重要でないドキュメントでテストしてください。ユーザーがコンテンツを問題なく表示および編集できるように、両方のライブラリへのアクセス権を持っていることを確認してください。
ストレスの多い休暇を過ごす代わりに、SharePoint サイト間でファイルを移動する興奮を楽しんでみてはいかがでしょうか?
異なる SharePoint サイト間でのファイルの移動
段落1：
SharePoint サイト間でのファイルの移動は、簡単な手順に従ってシームレスに行うことができます。これらの手順を実行すると、数分以内にサイト間でファイルを転送できます。
第 2 項:
- まず、現在配置されている SharePoint サイトに移動して、移動するターゲット ファイルを見つけます。
- ファイルを見つけたら、ファイルを選択して、 「コピー」 トップバーのボタンをクリックします。
- 宛先の SharePoint サイトに移動し、 「貼り付け」 上部バーの ボタンをクリックしてファイルを移動します。
パラグラフ 3:
SharePoint サイト間でファイルを転送するプロセスでは、ファイルに関連付けられたすべてのユーザー権限、メタデータ、およびバージョン履歴が保持されるため、プロセスがすべてのユーザーにとってシームレスで便利になることに注意することが重要です。
パラグラフ 4:
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プロのヒント: SharePoint 内でファイルを移動するときは、サイト間を簡単に移動できるファイル構造を維持することをお勧めします。これにより、ファイルを見つけるプロセスが簡単になり、時間を節約できます。
SharePoint で完璧なソース サイトと宛先サイトを選択することは、目隠しをした状態で干し草の山から針を抜くようなものです。
ソースサイトと宛先サイトの選択方法
SharePoint でソース サイトと宛先サイトを選択することは、サイト間でファイルを転送する際の重要な手順です。やり方を見てみましょう！
- ソース サイトを特定する – SharePoint サイトを開き、歯車アイコンをクリックして、[サイト情報] を選択します。サイトの URL を記録します。
- 宛先サイトを選択します – 別の SharePoint サイトを開き、手順 1 を実行してその URL を保存します。
- 権限を確認する – 開始する前に、両方のサイトにアクセスできることを確認してください。
- ファイルにアクセスする – 各サイトのドキュメント ライブラリを探索するか、検索を使用して、移動するファイルを見つけます。
- ファイルの移動 – 必要なファイルを選択した後、[ファイル] タブの [移動先] オプションをクリックし、SharePoint サイト ピッカーからターゲットの宛先を選択します。
Sharepoint のサイト間でファイルを移動すると、ファイル リンクとメタデータが失われる可能性があることに注意してください。したがって、さまざまなソースからのドキュメントを簡単にナビゲートして使用できるように、関連するすべての要素をもう一度更新することが賢明です。
面倒なファイル転送に別れを告げる – move to コマンドを使用すると、SharePoint でのサイトの移動が簡単になります。
move to コマンドを使用してファイルを移動する方法
[移動] コマンドを使用すると、SharePoint サイト間でファイルを簡単に転送できます。次の手順を実行します：
- 移動するファイルが保存されているドキュメント ライブラリまたはページに移動します。
- ファイルを選択します。
- タップ 'へ引っ越す' 画面上部のリボンで をクリックし、宛先サイトを選択します。
- ファイルは新しいホームに置かれます。
注: この方法で移動できるのは、SharePoint ドキュメント ライブラリに直接保存されているドキュメントおよびその他のファイルのみです。添付ファイルは移動できません。
問題がある場合、またはサポートが必要な場合は、SharePoint 管理者にお問い合わせください。
SharePoint サイト間でファイルを移動するときは、次の点に注意してください。
- 適切な権限を設定する 送信元サイトと宛先サイトの両方に適用されます。
- 移動前に従う必要があるワークフローまたはビジネス プロセスがあるかどうかを確認してください。
- 重要ではないファイルを最初にテストする – これにより、誤って削除することが回避されます。
SharePoint サイト間でファイルを移動するには、move to コマンドを使用すると効率的です。これらの手順とベスト プラクティスを使用すると、プロセスをスムーズでストレスなく行うことができます。 SharePoint サイト間でのファイルの移動がかつてないほど簡単になりました。今すぐ「移動」コマンドを試してください。
copy to コマンドを使用してファイルを移動する方法
の コピー先 このコマンドは、SharePoint サイト間でファイルを転送するのに最適です。その方法は次のとおりです。
- ドキュメント ライブラリから移動するファイルを選択します。
- クリック コピー先 リボン上のコマンド。
- ファイルの移動先の場所またはサイトを選択し、「コピー」をクリックします。
- ファイルが正常に移動されると、確認メッセージが表示されます。
注意: SharePoint ドメイン間でファイルを転送している場合は、警告メッセージが表示される場合があります。宛先サイトにも適切な権限があることを確認してください。そうしないと、権限関連の問題が発生する可能性があります。
最近、私のチーム メンバーの 1 人が、すべてのプロジェクト ドキュメントを間違ったフォルダーに移動しました。私が勧めたのは、 コピー先 コマンドを使用して、問題を迅速かつ正確に解決しました。フォルダーまたはサイト間でドキュメントを転送する必要がある場合、このコマンドは非常に役立ちます。
SharePoint でのファイル移行を成功させるためのヒント
SharePoint でファイル転送を成功させるためのヒント
SharePoint は、ユーザーが貴重なデータを保存、整理、共有できる強力なツールです。ファイルを SharePoint プラットフォームに移行することを計画している場合は、ファイルの移行プロセスがスムーズで成功することを確認する必要があります。 SharePoint でのファイル移行をエラーなく確実に成功させるための 3 つのヒントを次に示します。
- 計画と準備: 移行プロセスを開始する前に、次のことを行うことが重要です。 計画して準備する 。データを分析し、移行するファイルのリストを作成します。ファイルを移行するために必要な権限があることを確認してください。さらに、予期しないエラーが発生した場合に備えて、既存のデータのバックアップを作成します。元のデータには引き続きアクセスできます。
- 適切なツールを選択してください: SharePoint では、ファイルを転送するためのツールがいくつか提供されています。 要件を満たし、必要な機能を備えたツールを選択してください 。一部のツールは、一部のファイルの種類と互換性がない場合や、転送されるファイルの数に制限がある場合があることに注意してください。したがって、適切なツールを選択することが重要です。
- テスト移行: 本格的な移行を実行する前に、移行プロセスをテストすることが重要です。 SharePoint でいくつかのファイルを移動し、その構造と内容を確認することでプロセスをテストできます。 テストにより、本格的な移行前に対処する必要がある潜在的なエラーや問題を特定できます。 。
移行プロセス全体を通じてデータが損なわれないようにすることが重要です。 SharePoint は、データの整合性を保護するために、バージョン管理、コンテンツ タイプ、メタデータなどのさまざまな機能を提供します。これらの機能を選択すると、データを安全に、かつ整理された状態に保つことができます。
少しの計画と準備を行うことで、ファイルを SharePoint に移行する際のエラーやダウンタイムの可能性を大幅に減らすことができます。これらのヒントを念頭に置き、予防策を講じることで、貴重なデータを損なうことなく移行を成功させることができます。
移行プロセスには慎重な計画と実行が必要であることをご存知ですか?多くのユーザーは、計画段階でのエラーが原因で移行が失敗することに遭遇しています。その一例として、バックアップを持たずに重要なデータを SharePoint に移行した結果、貴重な情報が失われた企業があります。したがって、このような事故を避けるために、移行プロセスを計画し、元のデータのバックアップを保持することが不可欠です。
意図的なふりをして「ハイパーリンク アート」と呼ぶことができるのに、壊れたリンクを修正する必要はありません。
リンク切れを避ける方法
リンクが壊れていると、SharePoint ユーザーにフラストレーションや混乱が生じる可能性があります。これを回避するには、次の 6 つのヒントを使用してください。
- 絶対 URL ではなく相対 URL を選択する
- URL Rewrite などの URL リダイレクト ツールを悪用する
- ファイル移行後にリンクを修正する
- リンク チェッカー ツールを頻繁に使用して、壊れたリンクをチェックする
- カスタムエラーページを作成する
- 他のファイルやページにリンクされているファイルを削除したり移動したりしないでください。
変更や更新がある場合は、事前にユーザーに警告します。 プロのヒント: 壊れたリンクをすぐに見つけるために、サイトの分析を定期的に監視および追跡してください。
SharePoint でファイルのアクセス許可を維持しますか?それは猫を帽子の中に入れておこうとするようなもので、コツを知らない限り、それは難しいことです。
ファイル権限が確実に維持されるようにする方法
SharePoint の移行中にファイルのアクセス許可を維持することが不可欠です 。これを確実にするために、次のことを行います。 6つのステップ :
- ソース システム内の各ファイル/フォルダーのアクセス許可レベルを文書化します。
- ターゲット環境に同じグループとユーザーを作成します。
- 同じ権限レベルを割り当てます。
- 移行前にアクセス許可レベルをテストします。
- 固有のアクセス許可レベルを維持しながら、ファイル/フォルダーを移行します。
- 移行後も権限が正確なままであることを確認します。
移行中に権限の脆弱性が発生しやすくなります。したがって、プロセス全体を通じてアクセス許可レベルをテストして検証します。
ある企業は最近 Microsoft 365 に移行しましたが、不適切なユーザー権限による不正アクセスの問題が発生しました。 IT 担当者は、移行されたすべてのデータを遡ってアクセス許可を再適用する必要があり、ビジネス プロセスに遅れが生じていました。これは、機密情報を含む SharePoint ファイルの移行を計画して実行すること、特にユーザーのアクセス許可を正確に維持することがいかに重要であるかを示しています。
ファイルのバージョン履歴: すべての間違いと成功を追跡してください。
移行中にファイルのバージョン履歴を維持する方法
ファイルを SharePoint に移行するときにバージョン履歴を保存してください。やるべきことは次のとおりです。
- バージョン管理が有効になっていることを確認してください ソースライブラリと宛先ライブラリの両方で。
- ソースライブラリ全体を含める 移行中。
- 移行ツールを使用する バージョン履歴の転送をサポートします。
移行中に元のライブラリの外にファイルを移動したり名前を変更したりすると、バージョン履歴が失われます。これを防ぐには、ファイルの場所と名前の規則に注意してください。
また、 すべてのファイルをバックアップする 移住する前に。これは、転送中に問題が発生した場合に役立ちます。
したがって、古いものは捨てて新しいものを取り入れましょう。ただし、90 年代のフロッピー ディスクが大好きな買いだめ者でない限りは、
移行後に古いファイルをクリーンアップするためのベスト プラクティス
SharePoint 環境を維持しますか?移行後に古いファイルをクリーンアップすることが不可欠です。これにより、チームの作業がより効率的になり、全体的なエクスペリエンスが向上します。その方法は次のとおりです。
- 重複したファイルを見つけます。次のようなツールを使用します SharePoint マネージャーまたは Powershell それらを見つけるために。削除には注意が必要です。重要なドキュメントは削除しないでください。
- 古いファイルをアーカイブします。不要なドキュメントをアーカイブされた状態に移動します (表示のみ、編集不可)。
- 未使用のファイルがないか確認します。長期間アクセスされていないドキュメントを探します。関係ない場合は削除してください。
- 重要なファイルは保管しておいてください。法律、コンプライアンス基準、事業継続計画で要求される文書を保管します。
- メタデータと検索を活用します。メタデータ タグを適用して検索を改善します。ユーザーは必要な情報を見つけることができます。
- 関係者とコミュニケーションをとる。クリーンアップ計画について知らせ、ファイルを整理するためのベストプラクティスを教えてください。
さらに、レポート/分析を使用して SharePoint 内のデータを定期的に監査し、環境の健全性を監視します。
ああ、注意: Microsoft は、OneNote ノートブックは SharePoint 経由で移行できないと述べています。ある企業では、それを解明するのに 2 日間のテストを要しました。したがって、技術統合については必ず行間を読んでください。
そうすれば、コーヒーを飲みながら延々とコーディング セッションを行ったり、眠れない夜を過ごしたりする必要がなくなります。
結論
SharePoint で効果的にファイルを転送するには、基本を理解することが不可欠です。についてよく理解してください ドキュメント ライブラリ ビュー そして活用する ドラッグドロップ プロセスを簡素化するためのツール。また、SharePoint 内にフォルダーを作成すると、整理が容易になり、ドキュメントの検索が高速化されます。
留意してください ファイルの移動 権限やドキュメント間のリンクに影響を与える可能性があります。ドキュメントを元のフォルダから削除する前に、新しい場所にドキュメントをコピーすることをお勧めします。
SharePoint を活用する バージョン履歴 特徴。これにより、転送プロセス中に行われた誤った削除や変更に対するセーフティ ネットが提供されます。必要に応じて、ドキュメントの以前のバージョンを復元することもできます。
結論として、SharePoint でのファイルの転送には、慎重な検討と細部への注意が必要です。適切な計画を立てて利用可能な機能を使用すると、ユーザーにとってプロセスが効率的かつ簡単になります。
よくある質問
1. SharePoint でファイルを移動するにはどうすればよいですか?
移動したいファイルを選択し、「移動先」ボタンをクリックして、ドロップダウン メニューから宛先フォルダを選択するだけです。あるいは、ファイルをあるフォルダーから別のフォルダーにドラッグ アンド ドロップすることもできます。
2. 異なる SharePoint サイト間でファイルを移動できますか?
はい、必要な権限がある限り、異なる SharePoint サイト間でファイルを移動できます。移動したいファイルを選択し、[移動先] ドロップダウン メニューから宛先サイトを選択するだけです。
3. SharePoint でのファイルの移動を元に戻すことはできますか?
iPhoneでOutlookカレンダーを同期する
はい、移動が成功した後に表示される [元に戻す] ボタンをクリックすると、SharePoint でのファイルの移動を元に戻すことができます。ファイルを元の場所に戻すこともできます。
4. SharePoint で大量のファイルを移動するにはどうすればよいですか?
SharePoint で多数のファイルを移動するには、Shift キーまたは Ctrl キーを使用して複数のファイルを一度に選択するか、ファイル リストのヘッダーにあるチェックボックスをクリックします。その後、選択したすべてのファイルを目的の場所に移動できます。
5. SharePoint でファイルを移動すると、ファイル リンクはどうなりますか?
SharePoint での移動が成功すると、ファイル リンクは自動的に更新されます。ただし、リンクをテストして、移動後に期待どおりに機能することを確認することをお勧めします。
6. SharePoint でファイルを移動するために必要な権限がない場合はどうすればよいですか?
SharePoint でファイルを移動するために必要な権限がない場合は、サイト管理者または IT 部門に連絡して、必要な権限をリクエストする必要があります。
