SharePoint リンクを作成する方法

SharePoint リンクの概要

共有ポイント 仕事のための素晴らしいプラットフォームです。これには特別な機能があります: リンク ！これらを使用すると、ユーザーは自分のファイルやページにすぐにアクセスできます。

「ドキュメントへのリンク」コンテンツタイプを使用してリンクを作成できます。または、ドキュメントのショートカットを作成し、それをリンクとして使用することもできます。 SharePoint ハイパーリンクをカスタマイズして、タイトル付きの使いやすいハイパーリンクを作成してみることもできます。または、URL フィールド タイプを使用して、リストまたはライブラリの編集中にハイパーリンクを追加します。さらに、ハイパーリンクが組織外で共有されるのを無効にすることもできます。以下のURLを設定します。

リンクを作成するときは、次の点に注意してください。

• フォルダーとページの権限を確認してください。
• 共有するときは注意してください 機密情報 リンク経由。
• リンクについて不明な点がある場合は、IT または専門家に問い合わせてください。

これらのヒントに従って、SharePoint でリンクを簡単に作成します。作成後は必ずリンクをテストしてください。楽しくリンクしてください！

SharePoint リンクの作成

SharePoint リンクを作成するには、SharePoint サイトにアクセスし、共有するドキュメントまたはアイテムを選択する必要があります。次に、「リンクをコピー」をクリックするだけで、共有可能なリンクが生成されます。 SharePoint リンクの作成に関するこのセクションでは、重要なドキュメントや情報をチームと効果的に共有するためにこれらのことを行う方法やその他の方法について説明します。

SharePoint サイトへのアクセス

1. 開く ウェブブラウザ
2. 案内する Office 365のログインページ
3. を入力してください メールアドレスとパスワード
4. を見つけます。 SharePoint アプリ ダッシュボード/ホームページでクリックして起動します。
5. ホームページで、 コラボレーションのためのユーザー インターフェイスとオプション 。
6. 初めての方は少しお時間をください それがどのように機能するかを調べて理解する 。

SharePoint でのリンクの作成 これも簡単です。共有したいドキュメント/ファイルを見つけて、コンテキスト メニューから [リンクをコピー] をクリックするか、[リンクを取得] をクリックします。
4 つのうち 1 つを選択します アクセス許可レベル (表示/編集)、セキュリティ オプション (誰でも/特定の人)、有効期限に基づいて利用可能なリンク 。

通知を有効にします ファイル/ドキュメント内で加えられた変更についてユーザーに知らせるため。数回クリックするだけで、バージョン管理の問題を発生させることなく、チームはシームレスに共同作業できます。

SharePoint へのアクセスは複雑である必要はありません。このガイドの手順に従って、SharePoint の機能を最大限に活用してください。 「決して」を選択するのは簡単でした。

ドキュメントまたはアイテムの選択

SharePoint リンク用のドキュメントまたはアイテムを選択する場合、主な考慮事項は次のとおりです。 関連性、目的、アクセシビリティ 。キーワード、コンセプト、全体的な目標を特定し、情報に基づいた選択を行います。これにより、コンテンツの価値が高まり、読者のエクスペリエンスが向上します。

SharePointでグループを作成する方法

次のようなより基本的な形式を選択してください PDFまたはWord 複雑なインタラクティブなスプレッドシートの代わりに。使用 カスタムメタデータまたはタグ コンテンツを整理および分類するため。関連ドキュメントを作成してコンテキストと背景情報を提供します。慎重に選択して SharePoint リンクを作成する 効果的でユーザーフレンドリー 。

「リンクをコピー」をクリックする

SharePoint ファイルを共有する必要がありますか?クリックする リンクをコピーする 誰かにアクセス権を与える簡単な方法です。その方法は次のとおりです。

1. SharePoint のファイルに移動します。
2. ファイル名の横にある省略記号 (…) をクリックします。
3. 選択する リンクをコピーする ドロップダウンから。

こうすることで、リンクをコピーして必要な人に渡すことができます。覚えておいてください: リンクを知っている人は誰でもファイルを表示または編集できます (権限レベルに応じて)。したがって、許可された人だけがそれを持たせるようにしてください。

楽しい事実： リンクのコピーは SharePoint 2016 で初めて導入されました。非常に小さな機能ですが、これにより、どこにいてもファイルを簡単に共有できるようになりました。共有は思いやりです。SharePoint リンクでない限り、安全に保つ必要があります。

SharePoint リンクの共有

SharePoint リンクを効果的に共有するには、適切な権限と共有方法という 2 つのことを考慮する必要があります。これを効果的に行うには、同僚に付与する必要な権限を確認してください。その後、電子メールまたはテキスト メッセージでリンクを共有できます。

適切な権限の選択

SharePoint リンクを共有する場合は、適切な権限が不可欠です。誰がコンテンツにアクセスして変更できるかを決定します。不正なアクセスを避けるために、必ず適切な権限を付与してください。

を知る SharePoint の 3 種類の権限: 権限レベル、グループ権限、およびユーザー権限 。

• 権限レベル 読み取り、書き込み、削除などのアクションを指定する権限のセットです。
• グループ権限 同様のアクセス ニーズを持つ人々のグループに与えられます。
• ユーザー権限 個々のユーザーに与えられます。

権限を正しく割り当てると、成功を確実にしながらチームのプライバシーが保証されます。フルアクセスを必要としない外部コラボレーターには、限定的または限定的な権限を付与することを検討してください。

テックターゲット 言う、 権限はセキュリティ グループのプリンシパルのメンバーシップに基づいています 。追跡と監査を容易にするために、セキュリティ グループ内のユーザー メンバーシップを分類して管理することが不可欠です。

SharePoint リンクにより共有が簡単になります。ただし、アクセス許可に適切な注意を払わないと、重大な結果を伴うデータ侵害が発生する可能性があります。プロジェクトのニーズを考慮して、適切なものを選択してください。

電子メールまたはテキストでリンクを送信する

SharePoint リンクを電子メールまたはテキストを通じて同僚と共有します。 SharePoint からコピーしてメッセージに貼り付けるだけです。リンクに関するコンテキストを示すメッセージを追加します。

共有する前に、全員がアクセス権を持っているか、アクセスを許可する必要があるかを確認してください 。

SharePoint サイト内の情報が機密または機密である場合、セキュリティは非常に重要です 。 パスワード保護 リンクを使用するか、暗号化されたメッセージング サービスを使用してください。

プロのヒント: 電子メールで SharePoint リンクを送信する場合は、長い URL の代わりにカスタム ハイパーリンク テキストを使用します。受信者が何をクリックしているのかをわかりやすく簡単に理解できます。

SharePoint リンクの編集または削除

SharePoint リンクを編集または削除するには、[リンクの管理] オプションにアクセスします。これにより、必要に応じてリンクを更新または削除できるようになります。これらの簡単なタスクを実行する方法を知っていれば、数回クリックするだけで SharePoint リンクを整理して最新の状態に保つことができます。

「リンクの管理」オプションへのアクセス

SharePoint リンクを管理するには、[リンクの管理] オプションにアクセスします。 。次の手順を実行します：

1. リンクのあるページに移動します
2. 表示される 3 つの点にカーソルを合わせてクリックします
3. 次に、「リンクの編集」または「リンクの削除」を選択します。

セキュリティ上の理由から、適切な権限を持つユーザーのみが SharePoint リンクを変更または削除できることに注意してください。 。

SharePoint 2010 がすべての始まりです。リンクの管理機能は、Web サイトのメンテナンスを誰にとっても簡単にするために作成されました。コンテンツを更新して新鮮に保つためには必須です。 SharePoint リンクの更新または削除が簡単かつストレスフリーになりました ！

リンクの更新または削除

SharePoint リンクを更新または削除しますか?超シンプル！これらに従ってください 6つのステップ :

1. サイトにログインしてページに移動します。
2. リンクの上にカーソルを置くと、編集アイコンが開きます。
3. URL または説明を更新するか、[リンクの削除] を選択して削除します。
4. 「OK」をクリックして保存するか、「キャンセル」をクリックして中止します。
5. ページを更新して、リンクが更新/削除されたことを確認します。
6. 更新/削除が必要な他のリンクについてもこの手順を繰り返します。

リンクを削除しても、接続されているファイルやドキュメントは削除されないことに注意してください。必要に応じてさらなる措置を講じます。

さらに、SharePoint の特典 各リンクのバージョン履歴の追跡 そのため、ユーザーは必要に応じて特定のバージョンに戻すことができます。

SharePoint は 2001 年に Microsoft Office の一部として初めて登場しましたが、現在はスタンドアロン製品として世界中の組織で使用されています。 SharePoint リンクをラベルを付けて整理整頓し、詰め物をなくしましょう。

トラブルシューティングはどうしますか

SharePoint リンクのベスト プラクティス

SharePoint リンクを確実に成功させるには、次のベスト プラクティスを使用してください。わかりやすいリンク名の使用、リンクの定期的な確認と削除、適切な権限の維持により、リンクの機能を最適化できます。

説明的なリンク名の使用

SharePoint 上で効果的なコミュニケーションを行うには、 わかりやすいリンク名は必須です 。 「ここをクリック」のようなフレーズは避け、ページのコンテンツを明確に説明するラベルを使用してください。 わかりやすいリンク名は、ユーザーがサイトを簡単に移動できるようにします。 検索エンジンがコンテンツを読みやすくします。

リンク名を記述するときは、ページのコンテンツに注目してください。の代わりに 当社のサービスについて詳しく知りたい方はここをクリックしてください 、 使用 当社の包括的なサービスのリストをご覧ください 。ラベルは簡潔かつユーザーフレンドリーで、専門用語を使用しないようにしてください。

リンク名がリンクされたコンテンツを正確に反映していることを確認してください 。ユーザーが誤った情報を含むリンクをクリックすると、サイトでのエクスペリエンスに影響します。リンクを公開する前に、ラベルがページのコンテンツを反映していることを再確認してください。

SharePoint 上の説明的なリンク名は、ユーザー エクスペリエンスを向上させ、SEO に利益をもたらします。 ラベルを正確かつ簡潔に保ち、ページのコンテンツに焦点を当てたものにします 。このようにして、訪問者が簡単にナビゲートできるプラットフォームを作成できます。

リンクを定期的に確認して削除する

SharePoint サイトを健全に保つには、不要なリンクを定期的に削除することが不可欠です。リンクを確認および削除するときに留意すべき点は次のとおりです。

1. リンクがまだ関連しているかどうか、チーム内の誰かがそれを使用しているかどうかを確認してください。
2. リンクが壊れたページや古いページにリンクしていないか、より適切なソースがあるかどうかを確認します。
3. イベント登録や期限切れのオファーなど、一時的な目的で作成されたリンクを確認します。
4. 同じコンテンツにつながる重複リンクを削除します。ユーザーを混乱させたり、サイトを乱雑に見せたりする可能性があります。
5. リンクのカテゴリを作成します。頻繁に使用しないものはアーカイブ フォルダーに入れてください。
6. リンク追跡ツールを使用して、サイト上のユーザーがどのリンクに最も多くアクセスしているかを監視します。

すべてのリンクを削除する必要があるわけではなく、役に立たないリンクや必要のないリンクだけを削除する必要があることに注意してください。 SharePoint サイトをクリーンアップすると、効率とユーザー エクスペリエンスが向上します。

プロのヒント: SharePoint リンクに対して行われた変更やメンテナンスを監督するサイト所有者を割り当てます。こうすることで、何も忘れることがなく、すべてが整理された状態に保たれます。

覚えておいてください。SharePoint 上のあらゆるものに全員がアクセスできるようにすることは、近所の人全員が下着の引き出しをあさることを許可するようなものです。

適切な権限の維持

ユーザーが必要な情報のみにアクセスできるようにすることが重要です。グループを設定し、役割に基づいて権限を割り当てます。従業員の出入りや役割の変更に応じて、これらの権限を定期的に確認し、更新してください。手動更新を減らすために、自動権限管理ツールを検討してください。

不適切な権限の典型的な例は、2014 年に米国国防総省の請負業者が安全でない SharePoint サイトを通じて機密文書を漏洩したときに発生しました。

SharePoint データのセキュリティには、適切なアクセス許可を維持することが不可欠です。忘れずに 頻繁に見直して更新する 、自動ツールを使用して、漏洩や侵害から会社を守ります。

結論と手順の要約

SharePoint はビジネスにとって素晴らしいツールです。 数回クリックするだけで、SharePoint リンクを簡単に作成できます。その方法については次のとおりです。

1. SharePoint サイトに移動します。
2. 共有したいファイルまたはフォルダーを選択します。
3. 右上隅の「共有」をクリックします。
4. リンクをコピーし、電子メールやメッセージング アプリを介して同僚やチームメイトと共有します。

忘れないでください。個々のファイルとフォルダーのアクセス許可をカスタマイズできます。ただし、セキュリティのベストプラクティスを使用することが最善です。

適切なアクセス制御手段を講じることがデータの保護に役立つことを忘れないでください。リンクを共有する前に、アクセス要件を評価および分析してください。

SharePoint リンクを作成すると、組織内のコミュニケーションが容易になります。これにより、生産性と効率が向上します。 チャンスを逃すことを恐れてこのツールの使用をやめないでください。 これらのリンクの作成を開始し、チーム間のコラボレーションの向上に役立ててください。

よくある質問

1. SharePoint とは何ですか?

SharePoint は、Microsoft によって開発された Web ベースのコラボレーションおよびドキュメント管理プラットフォームです。これにより、ユーザーはサイト、ドキュメント、ライブラリ、リストなどを作成および管理できます。

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2. SharePoint リンクを作成するにはどうすればよいですか?

SharePoint リンクを作成するには、リンク先のドキュメントまたはファイルに移動し、右上隅にある省略記号 (…) をクリックし、ドロップダウン メニューから [リンクのコピー] を選択します。その後、リンクを任意の場所に貼り付けることができます。

3. SharePoint リンクをカスタマイズできますか?

はい、コピーしたリンクの横にある [設定] ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから [設定] を選択することで、SharePoint リンクをカスタマイズできます。そこから、編集の許可、有効期限の設定などを選択できます。

4. SharePoint リンクを共有するにはどうすればよいですか?

SharePoint リンクを共有するには、上記の説明に従ってリンクをコピーし、共有したい人に送信するだけです。電子メール、Microsoft Teams、またはその他のコラボレーション ツールを介してリンクを共有することもできます。

5. SharePoint リンクを取り消すことはできますか?

はい、SharePoint リンクを取り消すには、リンクの [設定] メニューに移動し、[リンクのアクセス許可の変更] を選択します。そこから、特定のユーザーやグループのアクセスを削除したり、アクセスできなくなるようにリンクを変更したりすることもできます。

6. SharePoint リンクはどのように管理すればよいですか?

SharePoint サイトのリンク セクションに移動して、SharePoint リンクを管理できます。そこから、作成したすべてのリンクを表示し、その設定を編集し、必要に応じて削除することもできます。